De Microsoft Office-functies voor Afdruk samenvoegen kunt u het maken van adresetiketten voor een grote mailing op een efficiënte manier. U moet Microsoft Word gebruiken om uit te voeren van de samenvoegbewerking, die werkt door het aansluiten van een document met etiketten op een adreslijst. U plaatst de tekst van de tijdelijke aanduidingen op de etiketten en nadat samengevoegd, elk etiket bevat het adres van een persoon op de adreslijst. U kunt de adreslijst maken in verschillende typen gegevensbestanden, zoals een Microsoft Excel-werkblad. Ga als volgt te werk voor een adreslijst in Microsoft Excel instellen om te gebruiken in een samenvoegbewerking in Microsoft Word.
Wat die u nodig hebt
- Adreslijst
- Microsoft Excel
- Microsoft Word
- Etiketvellen
Open een leeg werkblad in Microsoft Excel.
Beginnen met het invoeren van kolomkoppen voor elk veld met gegevens in uw lijst met adressen. Klik in cel A1 en typ 'Voornaam'. Druk op "Tab" te gaan naar de volgende kolom. Voer "Achternaam." Blijven tabben en het invoeren van de kolomkoppen voor 1 adres, adres 2, stad, provincie en postcode.
Klik in cel A2. Voer de voornaam van de eerste persoon in de adreslijst. Tabblad meer dan als u wilt toevoegen van de rest van hun adresgegevens in de overeenkomstige kolom. Elke rij wordt een afzonderlijke adresrecord.
Druk op "Enter" om te gaan naar de volgende rij naar beneden. Doorgaan met het toevoegen van adresgegevens in elke cel totdat u klaar bent met de adreslijst.
Sla het document. Geef het een naam en de locatie die u zich herinneren zult, als u nodig hebt om te gebruiken het document later.
Open een leeg document in Microsoft Word.
Klik op de "Mailings" tab. Klik "Start Mail Merge," dan Labels"."
Kies het type printer dat u gebruikt voor het afdrukken van de etiketten. Selecteer de leverancier van de etiketvellen die u gaat gebruiken. Selecteer het productnummer op de verpakking van de etiketvellen. Klik op 'OK'. De labels zal worden opgericht als een tabel in uw Word-document.
Klik op "Geadresseerden selecteren" op de "Mailings" tab. Klik "Bestaande lijst gebruiken." Selecteer de zojuist opgeslagen om te verbinden met het Excel-bestand.
Klik op 'Adressenlijst bewerken' op het tabblad "Verzendlijsten" als u alleen etiketten wilt maken voor een aantal van de adressen in uw lijst. Kies in het dialoogvenster afzonderlijke records door het controleren van degene die u wilt opnemen. Schakel de degene die u niet wilt opnemen.
De afdruk samenvoegen-velden, die als tijdelijke aanduidingen op de etiketten dienen instellen. Elk etiket maakt verbinding met een adresrecord in uw adreslijst, met inbegrip van alle van de adreselementen die u nodig hebt. Klik op "Vergelijkingsvelden" in het "Schrijven & invoegen Fields" groep op het tabblad "Verzendlijsten". Dit zal omhoog een nieuw dialoogvenster, brengen elementen van een adres weergegeven op de linker- en de kolomkoppen uit uw adreslijst aan de rechterkant.
Klik op een drop-down menu aan de rechterkant aan het juiste adresveld dat u wilt gebruiken voor elk element goed. Selecteer alleen de elementen die u op uw etiketten wilt opnemen. Bijvoorbeeld, komen niet overeen "Hoffelijkheid titel" hebt u niet een kolom voor titel in uw adreslijst.
Klik op het eerste etiket op het Word-document. Als u wilt dat alle inhoud die u wilt weergeven op elk etiket wilt opnemen, plaatst u deze nu. U zou bijvoorbeeld een bedrijfslogo toevoegen aan elk etiket. Om dit te doen, klik op de tab "Invoegen" en kies "Afbeelding" in te voegen van het afbeeldingsbestand.
Klik op hetzelfde etiket waar u wilt de tijdelijke aanduiding samenvoegveld invoegt. Klik op "Adresblok" in het "Schrijven & invoegen Fields" groep. Selecteer de adreselementen die u wilt opnemen en klik op 'OK'.
Klik op 'Update Labels' in de groep "Schrijven & invoegen Fields". Dit zal de inhoud van het eerste etiket gelden voor alle etiketten op de pagina.
Voorbeeld van de samenvoegbewerking bekijken nadat u klaar bent met het instellen van het eerste etiket. Dit zal toestaan om te zien van de resultaten van de samenvoegbewerking voordat het is voltooid. Klik op "Voorbeeldweergave" in de groep "Voorbeeld van resultaten".
De printer op de computer aansluit en voeden met de vellen met etiketten voordat u de samenvoegbewerking voltooit.
Klik op "Finish & samenvoegen" in de groep "Voltooien" op de "Mailings" tab. Klik "Documenten afdrukken" aan de etiketten afdrukken.