Of u nu werkt vanuit huis of het uitvoeren van een multinationale bedrijf, u sommige standaard brieven schrijven op een frequente basis. U kan worden sourcing en benaderen van nieuwe klanten voor werk of verzenden van een ontvangst en een thank you letter voor gefactureerde betalingen. Eerder dan het typen van een brief uit vanaf het begin elk tijd, de kale botten van de brief als een sjabloondocument opslaan en toevoegen de specifieke details van elke keer dat u nodig om het te verzenden.
Een sjabloon maken op basis van een bestaand Document
Schrijven of typen uit de fundamentele formulering van de hoofdtekst van de brief en bewerken totdat u tevreden met de Toon en de opgenomen informatie bent. Verwijzen naar eerdere voorbeelden van dit soort brief om ervoor te zorgen dat u niet missen een saillante punten.
Bewerken om het verlaten van de ruimte aan de bovenkant en de onderkant voor het adres, de datum en de aanhef, en voor de ondertekening-off aan het eind van de brief. Pas de marges, de paragraphing en het lettertype te passen met een bestaande huisstijl.
Controleer waar sjablonen worden momenteel opgeslagen op uw computer door "Tools" op de menubalk te selecteren en te klikken op 'Opties'. Zoek dat het tabblad gemarkeerd "Bestandslocaties" en selecteer "Gebruikerssjablonen." Wilt u de locatie wijzigen of een nieuwe maken, klik op de "Gebruikerssjablonen"-regel en klik op de knop "Aanpassen" onder het geopende deelvenster.
Klik op 'Bestand' in de bovenste menubalk en scroll naar beneden naar "Opslaan als". Kies op het drop-down menu voor documentformaat, degene die geeft je de optie om op te slaan als een sjabloon. Word 2007 biedt een optie 'Opslaan ' in Windows XP met de folder van het doel met de naam "Vertrouwde sjablonen", en een computer met Vista krijgt de mogelijkheid om op te slaan als een "sjabloon" onder "Favorite links." Open Office 3 slaat een sjabloon als een "ODF tekst documentsjabloon."
Kies een naam voor het document waarin het onderwerp van de brief en het woord "Template" zodat zult u weten dat dit is het originele document en sla het op in uw "Templates" directory.
Trek het sjabloondocument de volgende keer dat u moet schrijven van deze brief. Alvorens toe te voegen de specifieke details, ga naar "File", selecteer "Save as" en geef het document een nieuwe naam om deze te onderscheiden van de sjabloon. Waarschijnlijk hebt u een specifieke map of directory voor de geadresseerde of voor het soort letter, zoals een algemene query-letter of de aankondiging van een maandelijkse vergadering.
Een nieuwe sjabloon maken
Open een leeg document in Windows 7, en in Microsoft Office in Windows XP, en een brief maken. Opslaan zoals in stap 4 hierboven.
Klik op "Templates" op het Open Office-menu en klik op "Nieuw" aan de bovenkant van het menu. Selecteer "tekstdocument." Dit opent een scherm voor de oprichting van een nieuwe sjabloon die u kunt opslaan met een herkenbare naam.
Een nieuwe sjabloon maken van een bestaande sjabloon door de openstelling van het gewenste document, en de volgende de "Save as" stappen zoals hierboven. Zorg ervoor dat u onderscheid maken tussen de twee sjablonen in de bestandsnamen die u kiest.
- De toepassing Afdruk samenvoegen in uw tekstverwerker te combineren een voorbeeldbrief met een gegevensbron van informatie zoals naam, adres, aanhef, datums, tijden en iets anders dat moet worden opgenomen. De persoonlijke gegevens van elke geadresseerde deze toepassing automatisch ingevoegd in een kopie van de brief.
- Bij het trekken van een sjabloondocument, de verleiding weerstaan om de details in de sjabloon typen voordat u het document met een andere naam opslaat. Het is te gemakkelijk te Klik op "Opslaan" en te verliezen van de sjabloon, resulterend in uw moetend de voorbeeldbrief opnieuw maken.
