Als je afvraagt hoe te leiden van een vergadering, het heel goed mogelijk omdat het leiden van een vergadering is niet altijd makkelijk. Mensen zijn berucht voor afkeer van vergaderingen, overslaan hen en niet oplet tijdens hen. Hier is wat u kunt doen om het leiden van een productieve bijeenkomst!
Laat mensen weten over de vergadering goed tevoren, zodat zij zich kunnen houden hun schema's duidelijk. Bovendien herinneren mensen de dag vóór de vergadering via e-mail. Ten slotte, een aankondiging op de intercom vijftien minuten vóór de vergadering is nuttig. Dit minimaliseert de mensen vergeten over de vergadering of overslaan uit daarop.
Een vergadering leiden, moet op tijd van start. Dit toont respect voor de mensen die op tijd opdagen. Erkennen laatkomers met een knipoog, of helemaal niet. Geen melding moet worden gemaakt van late aan de vergadering tijdens de vergadering.
Zorg ervoor dat u al uw technologie tevoren en bedrijfsklaar opgesteld. Niets is meer saai voor deelnemers dan te hebben om op te letten u knoeien met de link naar uw laptop voor vijftien minuten.
Mensen die leiding geven aan effectieve, productieve vergaderingen hebben een agenda. Houd het zo kort mogelijk, en hou je eraan. E-mail de agenda vooraf zodat mensen kunnen worden na te denken. Tijdens de vergadering, als iemand dwaalt af van de agenda, zeggen, "laten we denken over die betrekking hebben op de agenda van onze volgende vergadering te zetten."
Zorg ervoor dat het doel van uw vergadering is heel duidelijk. De agenda moet helpen met dit, maar u moet nader toe te lichten. Is uw doel om een probleem oplossen, opties te bespreken, training uitvoeren? Zorg ervoor dat iedereen weet precies waarom ze aanwezig zijn.
Vergeet niet dat mensen op verschillende manieren leren. Gebruik een verscheidenheid aan media--visuele, auditieve, zelfs kinesthetische over te brengen van uw punten.
Aan het einde van de vergadering, vragen voor mensen om op te schrijven alle extra ideeën die ze had met betrekking tot het onderwerp, en laat ze in een stapel op hun weg naar buiten. Ten slotte, na de vergadering afgelopen is, geven iedere genodigde een uitdraai van de notulen of stuur ze via e-mail.
- Als de vergadering is gonna be langer dan een half uurtje, kunt u overwegen sommige chocolade te zetten van de tabellen voor deelnemers om te genieten.
- Voorkomen dat je off-topic. Dit is een van de grootste redenen dat mensen voelen vergaderingen zijn een verspilling van tijd.
