Men zou kunnen denken dat de belangrijkste reden voor het schrijven van een beleid en Procedurehandleiding is het houden van werknemers in de lijn en het vrijmaken van toezichthouders uit microbeheer. Maar de belangrijkste reden voor het samenstellen van dit boek is ondersteuning van uw organisatie visie, missie en doelstellingen te definiëren. Het beleid deel van de handleiding bevat antwoorden op de vragen: wie? Wat? Waarom? en de procedure gedeelte antwoorden: hoe?, volgens Stephen Page, auteur van "Schrijven uitzonderlijke beleidslijnen en Procedures." Door meedogenloos poseren deze vragen, zal u de basis voor het schrijven van een geloofwaardige en functionele boek leggen.
Wat die u nodig hebt
- Tekstverwerking software
- Stroomschema software
Voorbereiding van de structuur
Maak een sjabloon met behulp van uw tekstverwerker met "standaard operationele beleid/Procedures" (SOP) als de koptekst van het document en een consistente verzameling van secties. Pagina raadt dit specifiek en uitsluitend:
1.0 doel
2.0 betrokkenen
3.0 beleid
4.0 definities
5.0 verantwoordelijkheden
6.0 procedures
7.0 document goedkeuringen
8.0 revisiegeschiedenisMaak een sjabloon met behulp van de software van uw stroomschema met een minimum van zeven vormen:
Rechthoek: Business proces beginnen of voortzetten
Lijnen: Verstrekken verbinding
Pijlen: Geven richting en volgorde
Diamond: Besluit of bijkantoor
Ovaal: eindpunt
Vorm (van uw keuze) voor papier records zoals een formulier
Vorm (uw keus) voor elektronische opslagHet bedenken van een nummeringsschema die de afdeling en het onderwerp onthullen zal. De nummers SOP1100 en SOP1200 kunnen vertegenwoordigen bijvoorbeeld 1000 voor de boekhoudafdeling en 100 voor onderwerpen met betrekking tot de schulden en 200 voor degenen die zich bezighouden met de vorderingen. De laatste twee cijfers 00-99, wordt verhoogd met elke extra beleid en de procedure in de reeks. Reserveren van het gebruik van incrementele letters (A, B, C) voor revisies en alleen in de sectie geschiedenis van de revisies hebt genoteerd.
Verzamelen van de informatie
Interview vakexperts (KMO's) te spoelen van alle stappen in hun functie. Tekenen terwijl het maken van notities, foto's van hun bedrijfsprocessen. Bevestig de juistheid van de sequenties die u hebt getekend voor het vrijgeven van uw KMO.
Interview toezichthouders en managers om te bepalen wat hun verwachtingen zijn met betrekking tot de acties en de houdingen van hun ondergeschikte. Laten herziening van uw afbeeldingen proces voor het besluit van de kritische punten en eventuele efficiëntieverbeteringen.
Consolideren van zowel de expertise en de verwachtingen die met behulp van uw tekstverwerker. Niet bekommeren om jezelf indeling of stijl. In plaats daarvan, zoekt naar lacunes en inconsistenties die vergt een voortzetting van het interview proces.
Tekstverwerking inhoud naar uw sjabloon, aan te dringen dat elke gedachte heeft uitsluitend betrekking op de sectiekop overbrengt.
Ontwerp alle formulieren die wellicht te begeleiden om het even welk van uw beleid en procedures.
Uw tekeningen omzetten in diagrammen met behulp van uw sjabloon stroomschema. Cohesie over stijl kiezen maar van van uw sjabloon vorm set ten volle te benutten.
Afdrukken van de eerste concepten en bespreek met uw geïnterviewden.
Monteren van het boek
Transcribe uw stroomdiagrammen in contextuele procedures. U kunt worden verrast dat pagina adviseert niet met inbegrip van stroomdiagrammen in uw boek. Maar stop voor een ogenblik en overwegen degenen die moeten leven met het boek dat u hebt gebouwd. U kan hebben hard gewerkt aan de blauwdrukken, maar ze zou heel storend als achtergrond.
Schrijf je definitieve ontwerp van uw beleid en procedures. In het geval van documenten die zijn strikt beleid, die niet stroomdiagrammen vragen, kunt u het schrijven van "niet-toepasselijke" onder de rubriek Procedure.
Een nummer toewijzen aan het document en het verkrijgen van de handtekeningen van de goedkeuring van de Voorzitter van de organisatie of de CEO.
Maak een genummerde inhoudsopgave als de eerste pagina en een index van kernbegrippen als de laatste pagina.
Alle beleidsmaatregelen en procedures binden als één boek, inclusief alle formulieren waarnaar wordt verwezen. Je boek is nu klaar voor opleiding, te reproduceren en te distribueren.
- Sommige bedrijven vereisen beleid en procedures vast te houden aan bepaalde normen, zoals ISO 9000-serie van normen. Controleer of de vereisten van uw organisatie met de juiste regelgevende instantie voor uw branche.