Professionals, zoals accountants en advocaten, worden vaak brieven schrijven aan cliënten met betrekking tot belangrijke zakelijke aangelegenheden. De onderneming moet voldoen aan bepaalde procedures voor de productie van duidelijke, effectieve klant brieven. Deskundigen schrijven brieven van de client voor een aantal doeleinden, waaronder een nieuwe klant verwelkomen, een zakelijke kwestie bespreken of het aanbieden van advies. Professioneel schrijven van een brief van de klant en maken het gemakkelijk om te lezen, met een duidelijk doel die de lezer begrijpt.
Briefpapier gebruiken Meest professionele bedrijven gebruiken briefhoofd voor alle letters, met inbegrip van die aan clients. Briefhoofd bevat de naam van het bedrijf, het adres en telefoon nummer.
Het adres van de brief. Bij het schrijven van een brief aan een client, schrijven het direct aan de persoon met vermelding van de naam van de persoon. Het kan beginnen met het woord "Geachte" gevolgd door de naam van de persoon of het woord "To". Omvatten een datum bij de bovenkant van de brief.
Beginnen de brief met een korte inleiding. Houd de invoering aangenaam en conversatie. Dank van de client voor het gebruik van uw bedrijf en de reden voor de brief aan te geven.
Ontwikkelen van de hoofdtekst van de brief. Dit gedeelte van de brief bevat de gegevens voor de letter's doel. Het kan bevatten advies of andere informatie die relevant zijn voor de client.
Vermijd het gebruik van termen die alleen een professional in uw bepaald veld zou begrijpen. Advocaten en accountants kunnen vaak gebruik van termen die specifiek op hun vakgebied, maar niet vertrouwd aan clients. Kies woorden die duidelijk zijn voor eenieder, ongeacht hun achtergrond.
Vraag de klant om te bellen met vragen. Een uitnodiging contact opnemen met de firma voor extra hulp en informatie is een standaard onderdeel van alle letters van de client.
Onderteken de brief. Opnemen van uw handtekening op de bodem van de brief en mail het document naar uw klant.
