Een van de verantwoordelijkheden van de medewerkers werken in verschillende niveaus van de overheid is informatie memo's schrijven voor beleidsmakers, die gebruik maken van de memo's te voeden zich over problemen en hen te begeleiden bij de vorming van protocollen, procedures en wetten. Een briefing memo is een beknopte samenvatting van een vraagstuk of geval dat een oproep tot actie aan de lezer presenteert. Een succesvolle memo overtuigt de lezer optreden door middel van concrete aanwijzingen die gemakkelijk te begrijpen en te evalueren.
Allereerst dat de memo schrijven "aan:" en "van:" invoegen de naam van de afzender en de ontvanger na de dubbele punt. Op de volgende regel, schrijf de datum dat u de creditnota hebt geschreven. In deze sectie te voltooien door te schrijven "onderwerp:" gevolgd door het onderwerp dat verwijst naar de memo.
De actie die u lezer te nemen in de eerste zin of paragraaf van het memo wilt opgeven.
Onderhouden aandacht van de lezer met behulp van korte, bondige leden die niet meer dan 5 zinnen lang zijn. Wanneer met opgave van redenen om actie te ondernemen, een lijst van elke reden in een aparte paragraaf.
Empirisch bewijs gebruiken om te overtuigen van de lezer van de noodzaak van de voorgestelde cursus van actie. Bijvoorbeeld noemen met een laag inkomen huisvesting statistieken bij het zoeken naar een verandering in het beleid van een bepaald zonering. Vermijd generalisaties die u niet kan met feiten steunen.
Een overzicht van de alternatieve wijzen van acties of het beleid, met een beschrijving van de voor- en nadelen van elk.
Vermijden van onnodig langdradig of formele expressies, bijvoorbeeld "volgens onze bespreking toe," en technisch jargon wanneer u zijn onder vermelding van feiten en cijfers. Gebruik eenvoudige, directe taal die elke lezer kan begrijpen.
Gebruik de actieve stem, in tegenstelling tot passief, in de memo aan het stimuleren van actie. Als u de ontvanger van de memo-put weet, gebruiken eerste persoon voornaamwoorden zoals "Ik" en "wij," omdat mensen hebben meer kans om iets te doen voor die ze voelen dat ze weten persoonlijk. Benadrukken dergelijke persoonlijke verbindingen verder met behulp van de contracties, zoals "Ik ben".
Nogmaals de noodzaak van actie op het einde van de memo. Zorg dat u om aan te geven als er een termijn voor de actie die moet worden voldaan.
- Een briefing memo die meer dan twee pagina's in de lengte wordt een verslag, waarin de lezer is onwaarschijnlijk om te lezen meteen na ontvangst.
