E-mail is een efficiënte en snellere methode van het verzenden van zakelijke communicatie in vergelijking met de postal service. Het is ook een gemakkelijkere manier om documenten uit te wisselen. Sommige dingen om te overwegen bij het verzenden van een zakelijke e-mail met een bijlage zijn de grootte, het programma gebruikt voor het maken van de bijlage en de mogelijkheid van virussen. Het is ook belangrijk om te onthouden dat de ontvanger misschien niet de enige persoon die uw bericht ziet. Gebruik een professionele Toon dat een gunstige indruk zal achterlaten.
Schrijf een onderwerpregel die adequaat het bericht weerspiegelt. Specifieke onderwerpregels zal helpen werknemers organiseren e-mail volgens bedrijf projecten. Vage titels zoals "Belangrijk" of "Lees" maken het moeilijk om te zoeken in de toekomst berichten.
Een bericht dat beknopte en gemakkelijk te lezen. Werknemers moeten stofdicht door grote hoeveelheden e-mailberichten dagelijks en hebben weinig tijd om te lezen van lange berichten. Gebruik een goed leesbaar lettertype, omvatten een heleboel witruimte en hoofdletters en kleine letters op de juiste wijze in dienst. Schrijf uw bericht in een Toon dat is hoffelijk en toch professioneel, en beginnen en eindigen met professionele aanhef.
Verwijzen naar de bijlage. Drukke medewerkers zijn vaak snelde voor tijd en de bijlage kunnen overzien als er geen verwijzing naar het is. Laat de ontvanger weet wat de bijlage bevat en wat mee te maken.
Zorg ervoor dat u het document hebt gekoppeld voordat u verzendt. Janis Fisher Chan, auteur van "E-Mail: A het goed gids--te schrijven hoe te schrijven en beheren E-Mail op de werkplek," adviseert het document koppelen voordat u begint met het schrijven van uw bericht.
Laat uw lezer weet welke programma is nodig om het bestand te openen. De Microsoft Office Suite en Adobe Acrobat Reader zijn gemeenschappelijke toepassingen gebruikt op de werkplek.
Overwegen de hoeveelheid tijd die het duurt de ontvanger de bijlage te downloaden. Een bestand compressieprogramma voor grote bestanden, zoals WinZip, gebruiken of het bestand opsplitsen in kleinere secties die u afzonderlijk kunt verzenden. Tegenprestatie voor de drukke werknemer, kan u ook het document in de hoofdtekst van het bericht plakken.
Corrigeer uw bericht. Spelfouten en grammaticale fouten weergegeven onprofessioneel. Ook Vermijd het gebruik van slang, de afkortingen en de emoticons in uw bericht. Voorbeelden hiervan zijn bekende termen, maar ze zijn ongepast in zakelijke berichten.
Scan uw bericht en een bijgevoegde document op virussen voordat u het verzendt.
Omvatten een disclaimer stimuleren de lezer om te scannen de bijlage op virussen alvorens te downloaden. Dit kan uw bedrijf beschermen tegen de mogelijkheid van juridische actie als de geadresseerde een virus uw beslag ontvangt.
- Stuur geen ketting-mails, spam of grappen als bijlagen. Ze zijn onprofessioneel en ongepast.
