Een effectieve klachtenbrief schrijven door te krijgen tot het punt vroeg, controle van uw emoties en verstrekken zij alle nodige inlichtingen voor de lezer. Misschien wilt u eerst contact op met het bedrijf telefonisch of per e-mail, of spreken in persoon met een vertegenwoordiger. Als u geen antwoord hebt gekregen, of als het antwoord onbevredigend is, is het tijd om de officiële klachtenbrief schrijven. Als u ervoor uw woorden kiest, vergeet dan niet uw doel. Een effectieve klachtenbrief krijgt volledige aandacht door iemand met de autoriteit de situatie op te lossen.
Documentatie en geschiedenis
Documentatie van de transactie, het probleem en de pogingen om de resolutie te verzamelen. Verzamelen kwitanties en andere bewijzen van aankoop en betaling. Zijn werk voorstellen, ramingen en records van mededeling voorafgaand aan en na het goedkeuren van de dienst of product. Bijvoorbeeld, maken het schermschoten van e-mails die tussen u en de klantendienst. Voeg relevante garanties en onderhoudsplannen en voorbereiden van een tijdlijn waarin belangrijke data, zoals data van contact tussen u en het bedrijf.
Naam van contactpersoon en e-mailadres
Neem contact op met het bedrijf om te vragen de naam, de titel en het adres van de persoon aan wie de klachtenbrief moet worden verzonden. Vaak, bedrijven niet iemands naam bieden en klanten klacht brieven aan het hoofdkantoor of de aandacht van een afdeling, zoals klantenservice zal vragen. Bent u nog steeds niet zeker hoe uw brief, stuur het naar de eigenaar van een klein bedrijf of een vice-voorzitter van een grotere onderneming. Zoeken naar e-mailadressen op de website van de vennootschap, of het bedrijf te bellen voor informatie.
Brief indeling
Uniforme brief gebruik opmaak voor uw klachtenbrief: datum, bedrijf contact en adres, aanhef en de hoofdtekst van de brief. Voeg een regel "in verwijzing naar" tussen het bedrijfsadres en de samenstelling van de aanhef waarmee een factuurnummer, klantnaam of andere gegevens waarmee de transactie. Sluit de brief professioneel met "Thank you" of "Met vriendelijke groet," gevolgd door uw handtekening en uw naam en contactgegevens, zoals adres, telefoonnummer telefoonnummers en e-mailadres. Voeg toe, onder uw adres te blokkeren, het woord "bijlagen" om te waarschuwen de lezer dat u documenten zijn bijgevoegd.
Ontwerp en evaluatie
Schrijf een ontwerp voor van de klachtenbrief, onderverdeeld in korte alinea's.
In lid één staat het probleem en uw gewenste resolutie. Bijvoorbeeld uitleggen dat u slechte klantenservice tijdens een hotelovernachting ontvangen, die aangeeft dat u een teruggave verwacht.
In paragraaf twee, geven een gedetailleerde uitleg van het probleem, verstrekking van data, namen, locaties en beschrijvingen, zoals hoe een toestel defect.
In paragraaf 3, beschrijven alle inspanningen die u het probleem te verhelpen voordat de klachtenbrief.
In de laatste alinea, stellen een redelijke tijd die u bereid bent te wachten op het bedrijf contact met u opnemen en het probleem is opgelost.
Tips en suggesties
Het genereren van goede wil door met inbegrip van opmerkingen over uw afgelopen relatie met het bedrijf, zoals hoe lang u een tevreden klant bent geweest of dat u het bedrijf gekozen vanwege de goede reputatie. Houd de brief aan één pagina, indien mogelijk, het vermijden van woede, beschuldigingen en godslastering. Proeflezen voor spelling, grammatica en Toon, of vraag iemand om te lezen van de brief en feedback geven. Verzenden van kopieën van uw documentatie met de letter; originelen zijn bedoeld voor uw bestanden. Gebruik een e-mailservice waarvoor een handtekening wanneer geleverd en u met een ontvangstbewijs biedt.
