Veiligheid verslagen zijn bedoeld als een verkorte geschiedenis van gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden tijdens een bepaalde periode. Deze verslagen zijn voor het documenteren van een traumatische gebeurtenis die heeft beïnvloed iemand of iets. Als gevolg van de ernst van deze incidenten moet veel zorg worden besteed aan de eerste onderzoek evenals in verband met het schrijven van uw rapporten. U kunt nooit teveel trainen als het gaat om het schrijven van een goede beveiliging-verslag.
Wat die u nodig hebt
- Verslag beveiligingsformulier
- Zwarte inkt pen
- Woordenboek
Schrijven van het verslag
Ophalen van een verslag-beveiligingsformulier, zwarte inkt pen en een woordenboek. Het is een goed idee om te beginnen uw verslag met een ruw ontwerp aangezien rapporten zijn over het algemeen niet aanvaardbaar als zij fouten hebben. Als een paar grammaticafouten gebeuren, kunt u woorden doorstrepen door een één streep erdoorheen. Gebruik nooit Wite-Out.
Zorgvuldig invullen van alle vakken "gedetailleerde informatie" die meestal te aan de bovenkant van de pagina van het rapport vinden zijn. Ze bevatten informatie zoals datum en tijd, soort incident, locatie van het incident, slachtoffer en getuige namen, beschrijving van de onderwerpen, gestolen of beschadigde eigendom en een indicatie van of hulpdiensten werden aangemeld. Als een vak niet relevant is of u niet de juiste gegevens hebt, schrijven "N/A" OR "UNK" in de doos.
Schrijf uw samenvatting van de gebeurtenissen in de sectie "verhaal". Zorg ervoor dat u volledig documenteert de "wie, wat, wanneer, waar, hoe en waarom." Noteer altijd uw verslag duidelijk en objectief met alleen de feiten gepresenteerd.
Afzien van het gebruik van emotioneel geladen woorden of adviezen. U kunt echter documenten laster of bedreigingen van individuen gemaakt indien deze absoluut noodzakelijk zijn. Document alle relevante acties die worden ondernomen door uw security-team, maar ook door alle andere personen die betrokken zijn.
Tot slot het verslag met vermelding van "Eindverslag" als uw laatste zin, zodat niemand anders met uw documentatie knoeien kunnen. Zorg ervoor dat te ondertekenen en te dateren van de onderkant van de pagina om er een officieel document.
- Dit artikel is geschreven alsof een security officer was eigenlijk het schrijven van een beveiligingsrapport. Dezelfde basisstappen voor het schrijven van uw rapport kunnen ook worden gebruikt bij het typen van een computer-gegenereerde formulier. Het enige verschil zou zijn dat zou u uw spelling met behulp van de computer spell check functie.
- Niet alleen kan uw verslag worden gebruikt in een rechtbank, beveiliging van uw notities kunnen ook worden gedagvaard. Als u uw notities bewaren, zorg ervoor dat u gemakkelijk kan lezen wat je schreef en dat ze overeenkomen met de feiten over uw verslag. Als u niet duidelijk de feiten schrijven zoals ze is gebeurd, u en uw veiligheidsbedrijf kunnen gemakkelijk worden in diskrediet gebracht op de getuigenbank.