Interne memo's gebruiken om te informeren en aanvragen van de mensen binnen uw bedrijf of binnen een team dat is georganiseerd rond een specifieke onderneming. Interne memo's helpen u veel doelstellingen binnen een rechttoe-rechtaan manier uitvoeren. U kunt analyseren, uitleggen of verduidelijken van een onderwerp. U kunt aanbevelingen, herinneringen sturen, instructies geven, geven rapporten, aankondigingen of overbrengen van materialen. Interne memo's kunnen ook worden gebruikt voor het aanvragen van informatie, goedkeuringen, bijdragen of hulp. Gebruik de ongecompliceerde opmaak toe logisch uw bericht, doel een precieze groep mensen en deel je gedachten snel, objectief en bondig.
Volledige Memo koppen
Maak een kop met de woorden "Aan," "Na," "," en "Onderwerp." Plaats een dubbele punt na elk woord een hoofdletter en voer een dubbel-return na elk woord.
Naam van uw lezers in het "aan:" regel. Gebruik hun eigennamen en titels, gescheiden door puntkomma's. Bijvoorbeeld schrijven "Dennis Hernandez, stoel; Lakesha Jones, secretaris; Mary Murphy, penningmeester." Voor beknoptheid, kan u ook groepen richten door naam, zoals "Afdelingshoofden" of "Alle personeel."
Uzelf identificeert als de memo's opdrachtgever door het typen van uw naam en titel het "FROM:" regel. Merk op dat deze identificatie de noodzaak elimineert om het ondertekenen van uw memo aan het eind. U kan echter de eerste naast uw naam voor het verifiëren van uw auteurschap.
Schrijven van een voldoende beschrijvende titel de "onderwerp:" regel. Vermijd het gebruik van een algemene term, zoals 'Beveiliging'. In plaats daarvan, gebruik een zinsdeel dat een overzicht van uw bericht, zoals "nieuwe Security Alarm Procedures effectieve maart 15, 2011".
Uw bericht
Een korte, idealiter één-lid, invoering van uw memo's inhoud presenteren. Bovenal communiceren zijn doel te dwingen van de lezing. Bijvoorbeeld, zal "begin volgende week, je moeten volgen nieuwe alarm beveiligingsprocedures voor het invoeren van het Bureau. Deze memo toont u hoe."
Beschrijving van de omstandigheden die noodzakelijk uw memo's informatie of verzoek. Alleen richten op wat uw lezers willen weten. Bijvoorbeeld geen melding van de uitgebreide veiligheidsonderzoek en de discussies die u ondernam in uw memo aan het personeel. Schrijven in plaats daarvan, "Wij zijn ter vervanging van onze huidige, defecte beveiligingssysteem met de state-of-the-art XYZ systeem. Hoewel het nieuwe systeem veel gemakkelijker is te gebruiken, nog steeds moet u opzij te zetten een paar minuten deze week om te leren hoe het te gebruiken."
De stappen die u uw lezers wilt laten ondernemen, of de acties die u verbindt zich ertoe te nemen om te voldoen aan een verzoek te beschrijven. Bijvoorbeeld, "Please sign up voor een van de vijf trainingen deze week", of "Onze alarm-probleem op te lossen ik zal komen met verschillende veiligheidsbeleid systeemverkopers deze maand en een aanbeveling doen aan het Uitvoerend Comité van 15 februari."
Lijst van feiten en ideeën aan het licht gebracht door uw onderzoek of het overtuigende bewijs dat ondersteunt uw aanbeveling. Organiseren van uw gegevens van algemeen naar specifiek, en regelen ter ondersteuning van de details van de sterkste tot de zwakste.
Eindigt uw memo hoffelijk, het aanbieden van extra hulp kunt verlenen indien nodig. Samenvatten van uw memo's inhoud, voordelen en oproep tot actie.
- Als u ondersteunende documenten aan uw memo toevoegen, noteert u ze onder uw afsluitende paragraaf als volgt: "Attached: Security systemen vergelijkend overzicht, februari 2010."
- Op dezelfde manier toevoegen een "cc:" regel na uw memo sluiting naar de lijst van de namen en titels van individuen die zal krijgen een kopie van uw memo voor informatie of verwijzing alleen.
- Selectief over geadresseerden voor de memo en Vermijd het gebruik van hun bijnamen, bij het toevoegen van hen in uw "aan:" lijst.
- Houd uw memo aan één pagina, indien mogelijk. De beste manier om dit te bereiken doordat het eenvoudige en directe.
- Gebruik e-mail voor korte, informele interne communicatie. Gebruik interne memo's, zoals die welke hier, voor meer interne communicatie moeten meer duurzaamheid en formaliteit.