Hoe schrijf je een klachtenbrief klant

Het is aan iedereen ten minste eenmaal gebeurd: U hebt winkelen gegaan en heb je een verschrikkelijke customer experience. Natuurlijk, je waarschijnlijk gaat vertel je vrienden alles over. Als u ervoor zorgen dat het niet weer gebeuren wilt, een van de beste manieren om tevredenheid is echter om te schrijven een klant klachtenbrief. Het is niet altijd leuk om te schrijven een van deze--immers de enige reden waarom die je het doet is omdat u had een slechte ervaring. Echter kan het worden gedaan op een professionele manier die misschien krijg je enkele verrassende resultaten.

Wat die u nodig hebt

  • Tijd om te schrijven een klant klachtenbrief
  • Pen en papier

Hoe schrijf je een klachtenbrief klant

  • Krijgen een naam. Ontdek wie de brief moet worden geadresseerd aan. Schrijf niet: "Aandacht: Customer Service", omdat dan geen mens verantwoordelijk voor het is. Vraag de store, in persoon of op de telefoon, wie de persoon is die is belast met de klachten van klanten. Alle correspondentie moet worden verzonden naar dat iemands aandacht. Als ze een titel ook hebben, moet omvatten, zoals dit: "aandacht: David Jones, ondervoorzitter van Marketing".

  • Vervolgens schrijf uw brief. Stuur geen e-mails; ze zijn veel te onpersoonlijk, en het is gemakkelijk voor hen om te verdwijnen in cyberspace. Brief een regelmatige, hetzij naar de winkel zelf of de kantoren van de onderneming. Houden van uw brief kort en bondig; niet meer dan twee pagina's moet alles wat die je nodig hebt om uit te leggen van de situatie.

  • Wanneer u op uw brief werkt, zijn de specifieke kenmerken van de situatie. Zeggen precies wat er gebeurd is, zoals, "Toen ik op uw winkel op dinsdag, 5 maart, een kassier genoemd van Lotharingen was uiterst onbeleefd mij." Indien mogelijk, document keer. Als er een winkel of bedrijf waar je een genummerde account, zoals een warenhuis of spreekkamer hebt, bevatten uw rekeningnummer in alle correspondentie. Dat zal helpen wie leest uw brief aan het verbinden van uw klacht met wie je werkelijk bent.

  • Gebruik een positieve, respectvolle Toon. De kans is dat uw brief zal gaan naar een administratieve ouderdomsdeken, die met uw situatie meevoelen zullen. In plaats van vijandige, overbrengen dat je een onschuldig slachtoffer bent. Nog beter, maak duidelijk dat u begrijpt dat zo'n slechte service is niet de normale standaard van het bedrijf, en dat je weet dat hun bedrijf nooit opzettelijk zou hebben u slecht behandeld. Hen eraan herinneren dat u echt genieten van het winkelen er, maar u wilt ervoor zorgen dat ze zich bewust van een potentieel schadelijke situatie van de dienst van de klant.

  • Ten slotte, om een antwoord vragen. Een deadline instellen, maar maken het een redelijke. Zeggen iets, "Ik hoop weer van je te horen in de komende dertig dagen zodat deze kwestie opgelost worden kan." Als u niet terug van de persoon horen die u hebt geschreven om in de tijd voor het vragenuur, bel of stuur een follow-up brief (nog een reden waarom moet je de naam van een persoon op de brief). Wat het antwoord is, of het nu een brief van verontschuldiging of zelfs coupons voor extra producten, stuur een bedankbriefje zodra de brief is opgelost. Volg deze eenvoudige strategieën, en u bent zeker om positief te reageren op uw klacht van de klant!

Tips & waarschuwingen
  • Indien mogelijk, proberen de situatie te lossen zodra het gebeurt. De kansen zijn goed dat door te praten met een manager of supervisor in persoon, u zal zitten kundig sommige tevreden te krijgen. Als de supervisor of vestigingsmanager niet nemen de tijd om te spreken met u, of als zij je ontslaan zonder de oplossing van het probleem, ga dan hoger op de corporate ladder.
  • Maak niet onredelijke eisen, zoals, "Ik wil die monteur ontslagen!" of "Ik verwacht te worden gecompenseerd voor dit ongemak!" Tenzij u hebt echt financieel beschadigd door het incident, is een simpele verontschuldiging een prima antwoord.

Gerelateerde Artikelen

Hoe schrijf je een klachtenbrief aan een bedrijf

Hoe schrijf je een klachtenbrief aan een bedrijf

Het is altijd een goed idee om een klachtenbrief schrijven naar een bedrijf dat heeft op voorwaarde dat u met een defect product, slechte klantenservice of iets anders dat u heeft gekregen van overstuur. Bedrijven moeten constructieve kritiek om hen
Hoe schrijf je een klachtenbrief over onroerende voorheffing

Hoe schrijf je een klachtenbrief over onroerende voorheffing

Een goed geschreven klachtenbrief over onroerendgoedbelasting kunt u motiveren uw county beoordelaar office inspelen op uw punt van zorg. Hoewel er formele processen voor vele onroerende voorheffing betreft, zoals het Europees Parlement waarde herbeo
Hoe schrijf je een klachtenbrief aan UPS

Hoe schrijf je een klachtenbrief aan UPS

De United Parcel Service, beter bekend als UPS, is een pakket levering bedrijf dat begon in 1907. Tijdens 2010, UPS geëxploiteerd in meer dan 220 landen over de hele wereld en redden 3,94 miljard pakketten en documenten.Zoals elk bedrijf, sommige din
Hoe schrijf je een klachtenbrief aan een verhuurder

Hoe schrijf je een klachtenbrief aan een verhuurder

Wanneer u een appartement of huis huren, is het over het algemeen van uw verhuurder verantwoordelijkheid om reparaties en verzorgen van eventuele problemen die u zou kunnen hebben. Waarschuw uw verhuurder aan een probleem of een probleem dat u onderv
Hoe schrijf je een klachtenbrief Product

Hoe schrijf je een klachtenbrief Product

Van tijd tot tijd, vindt u dat u ontevreden bent met een product dat u hebt gekocht. Als het product defect is, wilt u laat het bedrijf weten over het probleem. Een manier om uw ongenoegen uiten is het schrijven van een klachtenbrief product.Uw naam
Hoe schrijf je een klachtenbrief aan het Management

Hoe schrijf je een klachtenbrief aan het Management

Een klachtenbrief fungeert als een permanente record van uw reisorganisatie met een persoon of organisatie. Een goed geschreven brief staat duidelijk het probleem dat u ondervindt met een bepaald product of de dienst en de verwachte resolutie. Bij he
Hoe schrijf je een klachtenbrief over medische diensten

Hoe schrijf je een klachtenbrief over medische diensten

Bij een bezoek aan een arts kantoor of ziekenhuis voor routine zorg, procedures of behandelingen voor ziekten, verwacht u het beste voor uzelf en uw gezin. Helaas, zorg is niet altijd ontvangen zoals gepland en u niet hebt ontvangen de privacy en res
Hoe schrijf je een klachtenbrief over een toezichthouder

Hoe schrijf je een klachtenbrief over een toezichthouder

Van incompetentie, onredelijke verwachtingen, slechte communicatie en zelfs onbeschoft gedrag--toegeven, we allemaal klagen over onze toezichthouders van tijd tot tijd. Maar wanneer moet je stoppen met klagen aan collega's en afgifte van een formele
Hoe schrijf je een klachtenbrief voor een blaffende hond

Hoe schrijf je een klachtenbrief voor een blaffende hond

Alle honden blaffen onder bepaalde omstandigheden; bijvoorbeeld, wanneer is iemand bij de deur, of wanneer de hond wil de gevoed worden. Echter, als uw buurman een hond die hele tijd heeft blaft, je bent binnen uw rechten om te klagen. Als uw buurman
Hoe schrijf je een klachtenbrief voor onbevredigende producten

Hoe schrijf je een klachtenbrief voor onbevredigende producten

Consumenten doen soms niet de inspanning klacht om brieven te schrijven aan bedrijven die geen leveren beloften geadverteerd door hun producten leveren. In plaats daarvan, ze laten passeren en ga naar een ander product. Het is zeer belangrijk dat u e
Hoe schrijf je een klachtenbrief aan een vereniging van huiseigenaren

Hoe schrijf je een klachtenbrief aan een vereniging van huiseigenaren

In een perfecte wereld, zou iedereen zich te houden aan de overeengekomen op regels van gedrag en hoffelijkheid naar elkaar. Helaas zijn er altijd als individuen in een Gemeenschap die onwetend zijn van deze regels of die gewoon geloven dat ze persoo
Hoe schrijf je een klachtenbrief tegen een instructeur

Hoe schrijf je een klachtenbrief tegen een instructeur

Een goede relatie met een instructeur, trainer of docent is onbetaalbaar. Maar een slechte relatie kan de prestaties in een enkele klasse niet alleen pijn, het kan een student aan het programma als geheel, of zelfs tot het onderwijs in het algemeen z
Hoe schrijf je een klachtenbrief naar een dealer

Hoe schrijf je een klachtenbrief naar een dealer

Auto dealers vaak uitvoeren van garantie of waarborg van werk voor de onderneming waarvan auto's die ze verkopen. U moet Schrijf een brief van de klacht als u uw auto van een dealer gekocht en u niet tevreden met de service, de herstellingen of elk f
Hoe schrijf je een klachtenbrief over pesten

Hoe schrijf je een klachtenbrief over pesten

Als u of iemand die je liefde is ervaren pesten op het werk of op school, is een van de eerste stappen te nemen een brief te schrijven aan de mensen die kunnen helpen bij het oplossen van het probleem. Voordat je dat doet, start echter elk pesten inc