Het is aan iedereen ten minste eenmaal gebeurd: U hebt winkelen gegaan en heb je een verschrikkelijke customer experience. Natuurlijk, je waarschijnlijk gaat vertel je vrienden alles over. Als u ervoor zorgen dat het niet weer gebeuren wilt, een van de beste manieren om tevredenheid is echter om te schrijven een klant klachtenbrief. Het is niet altijd leuk om te schrijven een van deze--immers de enige reden waarom die je het doet is omdat u had een slechte ervaring. Echter kan het worden gedaan op een professionele manier die misschien krijg je enkele verrassende resultaten.
Wat die u nodig hebt
- Tijd om te schrijven een klant klachtenbrief
- Pen en papier
Hoe schrijf je een klachtenbrief klant
Krijgen een naam. Ontdek wie de brief moet worden geadresseerd aan. Schrijf niet: "Aandacht: Customer Service", omdat dan geen mens verantwoordelijk voor het is. Vraag de store, in persoon of op de telefoon, wie de persoon is die is belast met de klachten van klanten. Alle correspondentie moet worden verzonden naar dat iemands aandacht. Als ze een titel ook hebben, moet omvatten, zoals dit: "aandacht: David Jones, ondervoorzitter van Marketing".
Vervolgens schrijf uw brief. Stuur geen e-mails; ze zijn veel te onpersoonlijk, en het is gemakkelijk voor hen om te verdwijnen in cyberspace. Brief een regelmatige, hetzij naar de winkel zelf of de kantoren van de onderneming. Houden van uw brief kort en bondig; niet meer dan twee pagina's moet alles wat die je nodig hebt om uit te leggen van de situatie.
Wanneer u op uw brief werkt, zijn de specifieke kenmerken van de situatie. Zeggen precies wat er gebeurd is, zoals, "Toen ik op uw winkel op dinsdag, 5 maart, een kassier genoemd van Lotharingen was uiterst onbeleefd mij." Indien mogelijk, document keer. Als er een winkel of bedrijf waar je een genummerde account, zoals een warenhuis of spreekkamer hebt, bevatten uw rekeningnummer in alle correspondentie. Dat zal helpen wie leest uw brief aan het verbinden van uw klacht met wie je werkelijk bent.
Gebruik een positieve, respectvolle Toon. De kans is dat uw brief zal gaan naar een administratieve ouderdomsdeken, die met uw situatie meevoelen zullen. In plaats van vijandige, overbrengen dat je een onschuldig slachtoffer bent. Nog beter, maak duidelijk dat u begrijpt dat zo'n slechte service is niet de normale standaard van het bedrijf, en dat je weet dat hun bedrijf nooit opzettelijk zou hebben u slecht behandeld. Hen eraan herinneren dat u echt genieten van het winkelen er, maar u wilt ervoor zorgen dat ze zich bewust van een potentieel schadelijke situatie van de dienst van de klant.
Ten slotte, om een antwoord vragen. Een deadline instellen, maar maken het een redelijke. Zeggen iets, "Ik hoop weer van je te horen in de komende dertig dagen zodat deze kwestie opgelost worden kan." Als u niet terug van de persoon horen die u hebt geschreven om in de tijd voor het vragenuur, bel of stuur een follow-up brief (nog een reden waarom moet je de naam van een persoon op de brief). Wat het antwoord is, of het nu een brief van verontschuldiging of zelfs coupons voor extra producten, stuur een bedankbriefje zodra de brief is opgelost. Volg deze eenvoudige strategieën, en u bent zeker om positief te reageren op uw klacht van de klant!
- Indien mogelijk, proberen de situatie te lossen zodra het gebeurt. De kansen zijn goed dat door te praten met een manager of supervisor in persoon, u zal zitten kundig sommige tevreden te krijgen. Als de supervisor of vestigingsmanager niet nemen de tijd om te spreken met u, of als zij je ontslaan zonder de oplossing van het probleem, ga dan hoger op de corporate ladder.
- Maak niet onredelijke eisen, zoals, "Ik wil die monteur ontslagen!" of "Ik verwacht te worden gecompenseerd voor dit ongemak!" Tenzij u hebt echt financieel beschadigd door het incident, is een simpele verontschuldiging een prima antwoord.
