Het zou leuk om te denken dat we door middel van elke dag op het werk zonder onenigheid of onenigheid krijgen kunnen. Echter, de aard van de bedrijfsactiviteiten is gewoon dat--een heleboel zaken met mensen, plaatsen en dingen te beheren. Of het nu een ondergeschikte, leidinggevende, collega of klant, moeten soms we meer formele beweringen door officieel te reageren op een situatie in een memo.
Het verzamelen van alle gegevens die nodig zijn om de situatie volledig te begrijpen. Het is wellicht om te praten met de mensen die betrokken zijn om extra feedback te verzamelen.
Sommige korte notities over wat er gebeurd is, die was betrokken en de huidige status van de situatie.
Schrijf een memo die de volgende gedeelten omvat: (1) "naar:" - zoals het suggereert, geven elke persoon die de memo is gericht op. (2) "van:"-aangeven wie de auteur is; het al kan dan niet u. (3) "datum": dit moet de datum waarop de creditnota is opgesteld niet de datum van het incident. (4) bent: "of" onderwerp: "-dit moet een korte beschrijving van het incident en wat de memo is over (d.w.z. klant klacht op 21 februari 2009).
Eerst beschrijven de situatie bij de hand. Beknopte taal gebruiken in volledige zinnen. De beschrijving dient te beschrijven hoe de situatie is gebleken tot de huidige tijd.
Als de situatie heeft opgelost, beschrijven hoe, en die was betrokken. Als gerechtvaardigd is, moet u uw mening geven over al dan niet u denkt dat de resolutie passend was en waarom. Als de situatie niet opgelost is, geef uw aanbeveling over hoe de situatie kan worden (of zullen worden) behandeld en hoe.
De memo voor nauwkeurigheid, consistentie, spelling en grammatica opmaak bekijken Als de creditnota moet worden goedgekeurd door iemand anders, laat hem of haar review voordat u distribueert. Zodra het is goedgekeurd, moeten u en alle andere revisoren eerste naast uw getypte initialen in de kop van de creditnota.
- Als er mensen zijn die een kopie van het memo als een "FYI ontvangen moeten", voeg een rubriek genaamd ' Cc: "en een lijst van hun namen. Bijvoorbeeld, kan de extra recensent hier worden vermeld. Proberen te houden van de creditnota naar een pagina. Beknopte leden gebruiken en alleen omvatten informatie die nodig is voor het begrijpen van de situatie.
- Als de memo vertrouwelijke informatie bevat, identificeren als 'Vertrouwelijk' door het woord bij de bovenkant van de memo, op elke pagina te typen.