Voel je op een verlies voor woorden wanneer u nodig hebt om te schrijven naar een bedrijf of onderneming? Een persoonlijke zakelijke brief schrijven hoeft niet worden stressvolle of ingewikkeld. In feite, kan het gemakkelijk en eenvoudig wanneer u een stapsgewijze benadering nemen en volg deze eenvoudige richtlijnen. Leer hoe te formatteren van de brief, wat op te nemen en hoe maak je uw brief meest effectieve.
Wat die u nodig hebt
- Briefpapier
- Envelop
- Verzendkosten
- Adres
- Inktlinten voor schrijfmachines en Computer
- OR
- Pen
Bepaal waarom u intoetst. Vroeg of laat moet iedereen een persoonlijke zakelijke brief schrijven. In het algemeen is het aan een bedrijf of een contactpersoon in een bedrijf een probleem van een soort op te lossen. Misschien moet u een vervangend artikel onder een garantie aanvragen of een heffing op een factuur betwisten. Het kan gebeuren dat aanvragen van een gift voor een fundraiser die u coördineren. Of, om te complimenteren met een werknemer op zijn prompt en hoffelijk ervaring in het helpen vind je iets u nodig. Wat de reden voor de communicatie, een persoonlijke zakelijke brief is de beste vorm van communicatie te gebruiken omdat het leidt een record van de situatie (een papieren spoor tot, als je wil), en het helpt u bij het articuleren van de situatie, zodat iedereen het begrijpt beter.
Gebruik business-geschikte materialen voor uw brief. Wanneer u een persoonlijke zakelijke brief schrijft, gebruik gewoon wit papier. Typ of afdrukken netjes dus het is makkelijk om te lezen. Houd de floral Postpapier en cartooned Notitiekaarten voor persoonlijke correspondentie.
Zorg ervoor dat uw contact informatie opnemen in de werkelijke brief, naast het adres van de afzender op de envelop zetten. Uw adres en een telefoonnummer waarop u bereikbaar tijdens kantooruren zodat de persoon u schrijft aan kan opvolgen met u direct. Kun je deze informatie bij de bovenkant van uw brief, vergelijkbaar met een briefhoofd, instellen of u kunt gewoon opnemen aan het einde van uw brief onder uw handtekening.
Richt uw brief aan de juiste persoon of afdeling met het volledige adres, met inbegrip van de postcode. Vele bedrijven hebben meerdere kantoren, post office vakken of afdelingen. Neem de tijd om te vinden van het juiste adres voor uw correspondentie. Wilt u om zeker te zijn is er geen vertraging in de routering van uw brief naar de persoon voor wie het bestemd is.
Opnemen van een "RE" of "Met betrekking tot" lijn die vertelt de lezer in slechts een paar woorden waarover de brief gaat. Dit is slechts een of twee lijnen, begint met "RE:" en dient een rekeningnummer, factuurnummer of andere referentie die de lezer verwijzen kan naar voor meer informatie over de zaak die u bent schrijven over of een korte samenvatting van de reden waarom je schrijft.
Een groet en een afsluiting in uw brief (dat wil zeggen, "Dear John" en "Oprecht") opnemen. Als u niet die weet inspelen op de brief aan, schrijven: "Aan wie het kan zorg."
Houd uw brief professionele. Altijd zijn hartelijke, zelfs als u heel boos over een probleem dat u probeert bent te krijgen opgelost. U wilt niet te klinken ook spraakzaam, maar u wil niet onbeleefd of overdreven veeleisende ofwel klinken. Houd het beleefd en respectvol te verbeteren uw kansen dat de zaak herleid tot uw tevredenheid onmiddellijk worden zal.
Houd het simpel. Beginnen met het uitleggen van de situatie dat je over schrijft. Vasthouden aan de feiten en maak geen veronderstellingen of stem uitbrengen. Worden kort en bondig en to the point. Uitleggen, maar niet over uitleggen of wandelen op door met inbegrip van informatie of details die niet relevant zijn. Zorg ervoor dat u alle relevante vragen de lezer zal waarschijnlijk vragen beantwoorden: wie, wat, waar, wanneer, waarom en indien van toepassing, hoe? Indien gewenst, desgewenst kunt u een korte opmerking over uw geschiedenis met de onderneming of bedrijf op te nemen. (dat wil zeggen, "Ik heb al een trouwe consumenten van uw producten voor de laatste 20 jaar.")
Vertel het bedrijf of de lezer van de brief precies hoe u de zaak opgelost dat wilt. Als u een probleem ondervindt, aangeven hoe u het bedrijf om de situatie te verhelpen. Wilt u een krediet op uw factuur, zo zeggen. Als u wilt dat een item ingeruild voor een vergelijkbaar object, zeg, of als u wilt dat het defecte product gerepareerd, zeggen dat. Als u een gift om te helpen betalen voor van het honkbalteam uniformen opvraagt, komen recht uit en vragen. Als u een uitstekende werknemer zijn complimenteren, vertellen van de werknemer manager dat u zou willen zien van de werknemer erkend voor zijn uitzonderlijke prestaties.
Vlakbij beleefd vragen om de samenwerking en de snelle aandacht op dit vraagstuk bij de hand van het bedrijf.
Bewaar een kopie van uw brief voor toekomstig gebruik en het vervolgens te posten. Onderteken uw brief en maken een fotokopie van het te houden met uw records. U zal moeten verwijzen naar het in de toekomst opnieuw als de kwestie niet snel wordt opgelost en u opnieuw aan het bedrijf schrijven. Vouw het origineel netjes en plaatst u deze in een envelop. Vergeet niet verzendkosten en adres van de afzender op de envelop vóór mailing.