Hoe schrijf je een Professional Memo (In tien minuten of minder)

Memo, kort voor Memorandum, is de vaak gebruikte indeling van bedrijf letters, meldingen en andere werk-gerelateerde vormen van communicatie. Weten hoe te zin en organiseren een memo efficiënt kan worden lastig, dat dus hier heb ik een gids over hoe u het meeste uit uw schrijven kan krijgen. Opmerking: Dit is de meer formele versie van de nota, die meer kans om te worden afgedrukt en gedistribueerd of verzonden in een officiële e-mail. Niet te verwarren met informele memo's die eenvoudig kunnen worden gemaild.

• Het eerste ding om te doen bij het maken van een memo is het identificeren van uw doel en uw doelgroep. Als uw doel is om te praten over een nieuwe bedrijfsbeleid kan u gebruik maken van een strenge Toon van de stem, maar als je doel is om uw collega's van de aanstaande bedrijfsfeest in kennis zult u waarschijnlijk gebruik een heel andere Toon. Voordat je schrijft een duidelijk doel vaststellen uw memo en kies een definitieve Toon en gebruik deze consequent. Publiek overwegingen vallen veel onder dezelfde categorie als het doel van de memo. Ze zal het veranderen van de woordenschat gebruikt, en veel van de inhoud van de memo.

• Je bent nu bijna klaar om te beginnen met het schrijven van uw memo. Hier zijn een paar last-minute dingen die het zal nuttig zijn in gedachten te houden terwijl u schrijft. Een creditnota moet worden kort en to-the-point, niemand hoeft overtollige informatie, zijn over het algemeen best aan je memo's binnen de grenzen van één pagina. Weet hoe te formatteren en schrijf effectief, als uw schrijven onprofessioneel is of vage kan verkeerd of helemaal genegeerd, hoe zorgvuldig u schrijven is vaak een goede maatstaf voor serieus hoe medewerkers zal bekijken wat je hebt geschreven.

• De eerste stap naar het schrijven van een memo is het gebruik van de juiste en algemeen aanvaarde indeling. Dit kan verschillen per bedrijf of organisatie, maar vaak omvat vele soortgelijke aspecten. De eerste is dat het een aan, uit, datum en het onderwerp lijn bij de bovenkant zal omvatten. Elk van deze zal worden gevolgd door een dubbele punt en de bijbehorende tekst. (Op dit punt het helpt om een afbeelding van een memo op Google opzoeken als u niet bekend bent met de notatie). Al uw paragrafen moeten worden gescheiden door een spatie volledige één regel, dus voer in andere woorden hit twee keer om verder te gaan naar de volgende alinea (de zelfde manier in deze handleiding wordt geformatteerd). Geen van de leden moet worden ingesprongen, en aangezien dit document uitsluitend opwaarts over een pagina neemt, moet u slechts ongeveer 4 alinea's totale. Vergeet niet te verlaten ongeveer twee duim aan de bovenkant voor het logo/kop van het bedrijf, die vaak zal afdrukken of lijken op schriftelijke memo's. Wanneer u begint te schrijven van de memo, gebruik een eenvoudige koptekst, hoofdtekst, conclusie formaat om het overzicht te gaan.
  Weer een andere waarschuwing voor het schrijven van de memo, kies uw woorden zorgvuldig. Het aantal woorden die u kunt gebruiken zijn zeer beperkt, waardoor het belang geplaatst op elk woord. Vergeet niet om na te denken over de belangrijke aspecten van uw memo. Wat is je punt? Wat wilt u dat uw lezer te doen na het lezen van dit memo?

• Nu u klaar om te beginnen met het schrijven van uw memo bent, laten we beginnen met de invoering. De eerste regel in uw inleiding moet verklaren uw onderwerp en doel. Vaak dit is gewoon die u schrijft aan, of ongeveer, en waarom je schrijft. Zorg ervoor dat het belangrijkste punt van de memo is per ongeluk duidelijk. Vervolgens wil je kort achtergrondinformatie die nodig zijn voor uw publiek om te begrijpen wat je schrijft wellicht over in kader te verstrekken. In sommige gevallen is het ook goed om te benadrukken het belang van uw onderwerp in de inleiding.

  Het lichaam van uw memo bevat het grootste deel van wat u wilt bespreken. Proberen te beperken van de beginmarge lichaam nodig-te-weten. Overtollige informatie kan verliezen de focus van de lezer of afleiden van het belangrijkste punt. De leden van het lichaam worden meestal gescheiden door onderwerp. Dus hebt u twee onderwerpen, wil je waarschijnlijk twee afzonderlijke alinea's om te laten zien het verschil in onderwerpen.

  OK, bent je bijna klaar. Het laatste ding dat u zult willen doen is om te schrijven een conclusie. De sluiting moet het belangrijkste punt aan te passen, de lezers bedanken, en kijken naar toekomstige actie. Herhalen van het belangrijkste punt is eenvoudig genoeg, en als dank voor de lezers gewoon Toon uw bezorgdheid en waardering voor uw publiek. In uw laatste paar verklaringen wil je adres vragen en toekomstige zorgen. Dit kan gewoon uw lezers vertellen waar ze hun vragen beantwoord kunnen hebben, en wat zij van u kunnen verwachten in de toekomst (en wanneer).