Wanneer u wilt een klachtenbrief schrijven of maak iemand gewezen op een probleem dat u ondervindt, bent u waarschijnlijk meer om resultaten te krijgen als je een tactvol brief, in plaats van een brief onbeleefd of ronduit onbeschoft schrijft. Mensen zullen waarschijnlijk beter inspelen op uw klacht, probleem, vraag of suggestie als u gebruik tact. Soms kan dit echter moeilijk zijn, vooral als je een sterke emotionele gehechtheid of sterke gevoelens met betrekking tot het onderwerp van de brief.
Ingaan op de kwestie die u meteen. In de eerste alinea, uitleggen waarom je de brief schrijft. Bevatten alleen de feiten, niet uw mening op dit punt. Wanneer u start uw mening te geven, is dat waar u uw maar zou kunnen verliezen.
Voeg een compliment. Zodra je het probleem uitleggen, complimenten aan de persoon of het bedrijf. Bijvoorbeeld, zou kunnen een klachtenbrief over een product nu verklaren dat u een trouwe klant geweest en meestal zeer tevreden met het product zijn.
Vermijd het geven van advies en in plaats daarvan, zin uw opmerkingen in de vorm van een vraag, zoals "Kon u neem een kijkje op mijn voorstel?"
Praten over hoe doen wat u voorstelt of wat vraagt u wederzijds voordelig zal zijn. Bijvoorbeeld, wanneer een klacht met een restitutie te verhelpen, bent u tevreden omdat je je geld terug en de voordelen van het bedrijf door niet het verliezen van een klant. U zal ook dan vertel uw vrienden en familie dat het bedrijf nuttig was bij het oplossen van uw klacht, die meer loyale klanten kunt maken. Wees voorzichtig met de formulering in dit gedeelte. Blijf positief en beleefd blijven tactvol.
Omvatten een aanvaardbare oplossing aan het einde van uw brief. Dit kan worden ontvangen een restitutie, krijgen iets gerepareerd, hebben een vraag beantwoord of hebben uw suggestie beschouwd. Beleefd, niet krachtig taalgebruik en omvatten het woord neem, zoals "Alstublieft deze suggestie in overweging nemen en laat me weten als er iets is wat die ik doen kan om te helpen bij het implementeren van dit nieuwe programma."
