Bedrijven zijn wettelijk verplicht om te documenteren van de vele aspecten van hun bestaan. In deze documentatie opgenomen zijn de minuten of notities bij vergaderingen van aandeelhouders en de Raad van bestuur genomen. Minuten zijn de schriftelijke documentatie over belangrijke punten en besluiten besproken tijdens een vergadering. Onderhoud en neerlegging van deze documenten is een zeer eenvoudig proces waarbij een in-house archiveringssysteem en de juiste set van voltooide documenten. Falen om corporate minuten kon kosten een bedrijf zijn corporate status als ontdekt.
Wat die u nodig hebt
- Melding formulier
- Minuten formulier
- Corporate zegel
- Binder of opbergsysteem
Informeren van de leden van de Raad van bestuur van de naderende zakelijke bijeenkomst door het sturen van een "aankondiging vorm." Het formulier"kennisgeving" kan worden gekocht als onderdeel van een pakket van de corporate document gevonden in kantoor aanbod winkels en online plaatsen verkopen van rechtsvormen. Het formulier"kennisgeving" kan ook worden gemaakt door simpelweg het schrijven van een zakelijke brief aanvragen de bestuursleden aanwezigheid bij het bestuur van de directeur van vergadering. De brief moet bevatten voor de datum, plaats, tijd en doel van de bijeenkomst. Enige "vorm van kennisgeving" moet worden ondertekend door de secretaris voordat het wordt verzonden.
Notities maken tijdens de vergadering en hen opnemen op een "minuten vorm." Nogmaals, de "minuten vorm" kan deel uitmaken van een pakket van gekochte corporate document of kan worden gemaakt als een sjabloon in een tekstverwerkingsprogramma en gebruikt over en voorbij. Een plek om op te nemen van het soort vergadering, de datum, tijd en plaats van de vergadering, een lijst van alle de aanwezigen en de belangrijke punten op het gebied van het bedrijf en de werking ervan die werden besproken tijdens de vergadering van het document bestaan.
De "minuten"-formulier ondertekenen en toepassen van het corporate zegel aan de onderkant van het formulier. Een corporate zegel moet vermelden de naam van het bedrijf en de datum van oprichting. Alleen die gemachtigd is te gebruiken van het corporate zegel moeten er een hebben. Corporate afdichtingen kunnen worden gemaakt via een kantoorboekhandel of andere bedrijf dat embossing apparaten produceert.
Dossier de "kennisgeving" en "minuten" samen in een binder of ander bedrijf opbergsysteem. Houd ze samen voor gemakkelijke verwijzing. Zij hoeven niet te worden ingediend bij de staat of de federale overheid. Zij moet echter beschikbaar als aangevraagd. Corporate minuten kunnen worden verlangd in de loop van een rechtszaak of audit ter rechtvaardiging van zakelijke beslissingen.
- Ben niet fooled door bedrijven vragen om geld in ruil voor het indienen van corporate minuten. Dit is een oplichterij.
- Het is OK om de minuten op nota papier opnemen en het overdragen daarvan naar het vereiste formulier. Woord voor woord documentatie is niet noodzakelijk; samenvattingen zijn aanvaardbaar. De notities te vernietigen nadat ze zijn overgedragen.
- Noteer de locatie van bijlagen of andere documenten vermeld tijdens de vergadering; het is niet nodig om ze te hechten aan de notulen.
