Zelfs in de wereld van vandaag van casual e-mails is het nodig te weten hoe te formatteren een professionele brief. Mogelijk moet u een formele brief schrijven om te gelden voor-- of ontslag--een baan, overtuigen iemand om dingen vanuit uw oogpunt of zelfs alleen maar te spreken, zoals in een brief aan de redacteur te zien. Opmaak van een brief die de juiste soort aandacht krijgt zal helpen de boodschap die u wilt verzenden.
Indelingen van professionele brieven
Welk formaat kunt u uw brief schrijven is niet zo belangrijk als het volgen van het formaat, zodra die opgericht. Een typische zakelijke brief moet worden geschreven in blok formaat, wat betekent dat alle tekst links-gerechtvaardigd, waardoor een "vijanden" uitstraling. Een blok-formaat zorgt voor een schone blik en is de beste keuze als u wilt dat uw missive naar er professioneel uitzien. Anderzijds de ingesprongen opmaak leest meer als proza, zoals alinea's inspringen, en de sluiting is gecentreerd op de onderkant van de pagina.
Adres van afzender
Of u blok of ingesprongen opmaak gebruikt, het eerste element van een professionele brief is van de afzender adres, die behoort bij de bovenkant van de letter, het weglaten van de naam van de afzender--dit zal gaan in de afronding. Controleer het adres van de afzender leegmaken van links in een blok-brief formaat en spoelen middenin een ingesprongen brief. Voor beide formaten, sla een regel die volgt op adres van de afzender en typ de datum direct eronder. Overslaan van een andere regel en typ de naam en het adres van de ontvanger.
Aanpakken van de ontvanger
Beide ingesprongen en stijlen oproep voor de naam en het adres van de ontvanger worden links-gerechtvaardigd te blokkeren. Gebruik een Beleefdheidstitel zoals meneer, mevrouw, Mrs. of Dr. vóór de naam van de geadresseerde, gevolgd door haar titel, als ze er een, bijvoorbeeld heeft:
Miss Oprah Winfrey
De Voorzitter
Oprah.com
300 West 57th St.
New York, NY 10019Overslaan van een andere regel en typ een aanhef, ook met behulp van een Beleefdheidstitel--"Dear Ms. Winfrey"--gevolgd door een dubbele punt, vóór het overslaan van een andere ruimte. De volledige naam gebruiken in een aanhef als u niet geslacht, bijvoorbeeld als de naam van de geadresseerde is Chris of Pat, volgens de Purdue Universiteit Online Writing Lab.
De hoofdtekst van de brief
Begin met het intypen van de hoofdtekst van de brief, inspringen van de eerste regel van elke alinea vijf ruimten als u van de ingesprongen opmaak gebruikmaakt; het weglaten van het streepje voor een brief die blok-stijl. Sla één spatie tussen elke daaropvolgende alinea. De eerste alinea van het lichaam moet kort uw doel voor schrijven. Elke daaropvolgende alinea biedt ondersteuning voor uw onderwerp. Als je een zakelijke brief schrijven, houd de inhoud beknopt, zodat de lezer ook geïnteresseerd zijn blijft in wat je te zeggen hebt. Samenvatting van de punten van uw brief in de laatste alinea, en omvatten een oproep tot actie, of een verzoek voor de ontvanger.
Sluiting van de brief
Einde van uw brief met een passende closing, zoals "Oprecht" gevolgd door een komma. Ingesprongen brieven vereisen een gecentreerde sluiten, terwijl een blok-brief formaat sluiten links uitgevuld blijven moet. Skip vier lijnen voor uw handgeschreven handtekening, typ uw naam en titel, als je er een hebt.
Als u bent bijvoeging extra items met de brief, nota zo door twee spaties na uw handtekening overslaan en te typen "Bijlagen" of "Encl." Als het opgenomen object is niet vermeld in de brief, volg de behuizing tag met de naam van een of meer documenten. Geven als u de brief naar meer dan één persoon verzendt. Als dat het geval is, typt u "cc:"--van carbon copy--gevolgd door de andere ontvanger (s) aan de onderkant van de brief.