Minuut nemen is een ontmoedigend, gedetailleerde taak en neemt vele pogingen om het proces af. Het vergt niet alleen de focus, maar uithoudingsvermogen en organisatie vaardigheden. Minuten zijn ontworpen om de debatten en gebeurtenissen van een vergadering te houden op de record voor toekomstig gebruik. Ze besluiten en actieprogramma's, met de verantwoordelijke partijen en vervaldatums document datums.
Wat die u nodig hebt
- Digitale Spraakrecorder (indien toegestaan bij uw organisatie)
- Blocnotes
- Pennen/potloden
- Registratieblad
- Agenda
- Vergader documenten
Transcriberen van notities in minuten
Plaats jezelf binnen gemakkelijk gehoorsafstand van de Voorzitter.
Noteer beslissingen, actieplannen, verantwoordelijke personen en vervaldatums.
Luister naar de opname van de vergadering (indien geregistreerd) of beginnen met het typen van uw notities binnen 24 uur na de vergadering, die zal helpen de inhoud vers in je geest te houden.
Een samenvatting van elk onderwerp besproken met behulp van bruikbare werkwoorden en weglaten conversationele stukken.
Na elk onderwerp, geeft u aan welke acties nam plaats, besluiten, resoluties en follow-up, samen met vervaldatums en persoon verantwoordelijk.
- Proberen te doen uw notulen zo spoedig mogelijk na de vergadering.
- Als u twijfels over wat werd gezegd hebt, neem dan contact op met de juiste persoon voor verduidelijking.
- Verwacht niet dat je minuten perfect te zijn. Er is geen zoiets als een perfecte set minuten de eerste keer rond.
- Geen offerte van mensen, of hun bezwaren of punten samenvatten.
- Vermijd aanbrengend van uw mening.
