Bedrijven die aanbieden van diensten of producten op krediet moeten blijven op de top van hun facturen vermijden moetend collectie procedures opstarten. Met behulp van buiten incassobureau kosten zelfs meer geld, en kunnen eisen dat u aan de afschrijving het geld verschuldigd als een slechte schulden. Het probleem begint wanneer te veel accounts gaan in achterstallige betalingen, die ernstige gevolgen voor de cashflow van uw bedrijf hebben kunnen. Door en door specifieke procedures volgen, kan een bedrijf vermijden moetend omdraaien van zijn achterstallige betalingen aan externe verzamelaars.
Wat die u nodig hebt
- Telefoon
- Toegang tot accountgegevens
- Spreadsheet-programma
Analyseer het aantal cliënten met achterstallige betalingen. Maak een werkblad om aan te geven van de naam van de cliënt, de datum van de oorspronkelijke factuur en hoeveel dagen de account is achterstallig. Een ruimte voor updates over de activiteiten van de collectie toevoegen.
Ontwikkel een plan om achterstallige betalingen. Set-up een plan dat de stappen detailleert te nemen op het gebied van de factuur. Bijvoorbeeld, nadat de factuur is verzonden, stuur ze een e-mail binnen één week om ervoor te zorgen dat zij ontvangen. Neem contact op met hen een week voordat de factuur per e-mail om ervoor te zorgen dat er zijn geen problemen met het product of dienst. Beleefd verzoek de datum dat zij van plan te betalen van de factuur. Het werkblad bijwerken.
Wees beleefd in uw gesprekken met klanten. U hoeft niet om hun vriend te worden, maar moet je empathische van hun omstandigheden. Herinner hen eraan dat zij reeds hebben genoten van uw product of diensten en zij overeengekomen om tijdig betalen. Zij dienen te begrijpen dat het is niet persoonlijk, het gaat om de exploitatie van een bedrijf. Worden cordial op de telefoon, niet bedreigend. De sleutel is om vet, maar niet aanmatigend.
Stuur een brief na contact met hen die schetst de details van het gesprek en de eventuele voorwaarden overeengekomen op ruwweg de 35-tot-40-daagse merk. Op de 45-tot-50-dag merk bellen gevolgd door een tweede herinnering e-mail of brief. Een e-mail biedt een proces-verbaal moet u het later nodig hebben. Wanneer goed geformuleerd, moet het een nonthreatening Toon overbrengen. Een snelle e-mail is een nonpressured manier om de dialoog aangaan. Met sommige e-mailprogramma's, kunt u uw uitgaande correspondentie instellen zodat u ontvang een bericht wanneer ze lezen.
Hobbel de collectie oproep tot de manager dat behandelt hun account op rond 55 of 60 dagen. Een accountmanager kunt maken een persoonlijk face-to-face bezoek. Bent u zelfstandige, bezoek de klant zelf. Op hetzelfde moment, inlichten over het probleem de manager of eigenaar van het bedrijf dat achter op haar betalingen.
Een vraag tot betaling brief sturen als de rekening is nog niet betaald na de 60 tot 70 dagen. Een register bijhouden van al deze brieven. Geef ze het minimale bedrag dat vereist is voor hen te halen op hun achterstallige facturen. Laat hen weten, als hun account ernstig achterstallig is, ze zijn niet langer in aanmerking voor krediet met uw bedrijf. Help hen te begrijpen krediet is een voorrecht, niet een recht. Als zij niet hun rekening betalen, zetten hun account op basis van alleen-cash.
Zorg ervoor dat elke factuur de betalingscondities bevat en het rentebedrag op achterstallige betalingen in rekening gebracht. Bijvoorbeeld zou kunnen je zeggen, "factuur die achterstallig zijn onderworpen aan een heffing van 1 procent per maand."
Het toevoegen van een stimulans voor clients om facturen te betalen vroeg. Veel bedrijven bieden een korting van 2 procent voor facturen betaald binnen 10 dagen, netto verschuldigde in 30 dagen. Maken cliënten bewust van te zijn dat u de betaling ontvangen moet voordat de tien dagen voor hen zijn te nemen van de korting. Zij kunnen geen mail de contante betaling op de 10e dag en verwacht te maken van de korting.