In plaats van het creëren van een nieuwe zakelijke brief van kras elke keer dat u wilt verzenden één uit, kunt u uw eigen sjabloon maken en aanpassen kan worden gebruikt met het briefhoofd van uw bedrijf. Een sjabloon maken die niet alleen aan deze normen voldoen voldoet, maar door iedereen in uw bedrijf kan worden gebruikt om tijd te besparen en consistentie. De meeste tekstverwerkingsprogramma's bieden de mogelijkheid om uw eigen sjablonen te maken.
Wat die u nodig hebt
- Microsoft Office Word
Start Microsoft Word en open een leeg document. Als u zakelijke briefpapier gebruikt om op te drukken, worden de marges aangepast aan de stijl van het briefhoofd aanpassen. Gebruik anders de standaardmarges.
De marges voor uw briefhoofd aanpassen in de 2007 versie van Word Ga naar het tabblad "Page Layout" en klik dan op "Marges". Op de bodem van de drop-down menu, selecteer "Aangepaste marges" en vervolgens aanpassen aan uw behoeften. In een eerdere versie van Word (1997-2003), ga naar het menu "Bestand" en selecteer vervolgens "Documentinstellingen" marges aanpassen.
Kies een lettertype. Traditioneel, zakelijke brieven gebruiken een serif-lettertype zoals Times New Roman. Onlangs is er een trend in schreefloos lettertype gebruikt. Als uw bedrijf of merk een specifiek lettertype vastgesteld in de richtsnoeren van het merk heeft, dat lettertype gebruiken. Als uw merk heeft een tekenstijl nog niet vastgesteld, stok met professioneel ogende serif en sans-serif lettertypen, zoals Times New Roman, Helvetica, Tahoma, Garamond of Arial. Gebruik een lettertype dat is gedownload van het Internet niet.
In de "lid" instellen tabblad de na afstand op ongeveer 9 punten. Dit zal ervoor zorgen dat uw leden genoeg ruimte tussen hen hebben.
De rubriek voor uw zakelijke brief instellen. Voeg eerst het retouradres van de afzender, alsmede zijn naam, de titel en de business. Als deze brief zal altijd gaan door dezelfde persoon haar specifieke informatie hier toevoegen. Gebruik anders generieke geneesmiddelen zoals [Werknemersnaam] en [medewerker titel]. Er gaat elk item op een aparte regel. Ofwel gebruik shift + enter om verder naar de volgende regel of Markeer alle informatie en ga terug naar het tabblad "leden" en stel het voor en na de ruimte tot nul.
Verder twee keer met de "Enter" knop, en vervolgens een regel toevoegen voor de datum. Verder twee keer als in de geadresseerde informatie wilt invoeren. Volg dezelfde opmaak als hierboven voor de afzender informatie. Regel één zal zijn naam van de geadresseerde. Weer gebruik maken van het algemene instellen zoals [Dhr/Mw ontvanger's eerste en Achternaam]. Voeg na de naam, de titel en de werkgever van de geadresseerde. Het adres komt na. Een juiste set-up ziet er als volgt te werk:
[De heer/mevrouw de naam geadresseerde]
[Geadresseerde titel]
[De werkgever van de geadresseerde]
[Adres van de geadresseerde]
[Adres van de geadresseerde]Overgaan tot de aanhef, het lichaam en de afsluiting van de brief. Druk op "Enter" eenmaal na informatie van de geadresseerde en de aanhef toevoegen in de vorm van: geachte heer/mevrouw [naam geadresseerde]; Druk op "Enter" weer.
De hoofdtekst van de brief te beginnen. Als u dezelfde tekst op elke letter wilt gebruiken, voert in de volledige brief als u wilt dat het geschreven. Anders, voeg een [lid 1], gevolgd door druk op "Enter", vervolgens een [paragraaf 2], "Enter", en totdat u genoeg leden hebben.
Uw sluiten door op de "Enter" knop tweemaal toevoegen en typ een sluiten regel. De meest voorkomende sluiting gebruikt in zakelijke brieven is "Oprecht." Na uw sluiten, druk op "Enter" tweemaal om genoeg ruimte voor een handtekening. Na de lege ruimte voor de handtekening, voeg de volgende drie regels: afzender naam, de afzender titel en de bedrijfsnaam van de afzender.
Ga naar "Opslaan als" uit het "File" drop-down menu. Wanneer het dialoogvenster 'Opslaan als' wordt geopend, ga naar het "Opslaan als Type" drop-down menu en selecteer "Word-sjabloon."
- Controleer of u het bestandstype als een "Word-sjabloon"
- Apples pagina's programma kan ook worden gebruikt te maken van zakelijke brieven in een soortgelijke wijze naar Microsoft Word.
- Adobe InDesign kan ook worden gebruikt om visueel aantrekkelijker zakelijke brieven maken, maar u moet voorafgaande programma om kennis te hebben om het effectief gebruik van de software.
