Het is verstandig om het opnemen van een out of office groet op de voicemail van uw kantoor als u gonna be uit voor een langere periode van tijd. Een out of office groet is een professionele manier te helpen bij het beheren van uw collega's en klanten verwachtingen van wanneer u van hun gesprekken terugkeert zult. Zonder een, mochten zij geloven je negeren hun oproepen en dat kan negatief effect hebben op uw zakelijke en professionele reputatie.
Schrijf uw bericht. De werkelijke boodschap die u laat is aan jou; maar, het moet omvatten uw naam, de data die u zult uit van het kantoor en wat bellers kunnen doen als zij onmiddellijke hulp nodig hebben. Het is ook verstandig om te stellen van een verwachting van wanneer u zult verzoekt terugkeert. Uw bericht dient als volgt uitzien:
"Hallo, je hebt bereikt het kantoor van (uw naam). Ik zal niet op kantoor vanaf (datum) op (datum) en zal niet het controleren van voicemails. Ik zal alle berichten terug zodra ik weer op kantoor op (datum). Als u onmiddellijk hulp nodig, neem dan contact met (naam en contact informatie van collega). Dank u wel."
Oefen uw groet. Een goede vuistregel is om het te lezen hardop ten minste driemaal zodat je voelt comfortabel opnemen in uw voicemail-systeem. U kunt grammaticale of andere fouten opmerken tijdens het hardop lezen dat u niet op papier vangen.
Opnemen van uw begroeting. Verwijzen naar de specifieke instructies voor voicemail-systeem van uw bedrijf het proces te begrijpen. Luister naar uw opname om ervoor te zorgen u speaking duidelijk en omvatten alle informatie in uw groet. Opnemen op uw groet totdat je tevreden bent.
- Sommige systemen voor audio-messagerie kunnen verschillende stem groeten voor verschillende soorten bellers. U kunt bijvoorbeeld het opnemen van een begroeting voor client en een ander bericht voor collega's. Raadpleeg de instructies van uw voicemail-systeem om te leren of dat mogelijk is met uw systeem is. Zo ja, ontwerp-out-of-office berichten voor elk.
- Wanneer u naar het kantoor na uw afwezigheid terugkeert, vergeet dan niet om het opnieuw opnemen van uw uitgaande bericht - behoud van een out-of-office groeten na de datum van terugkomst ook onprofessioneel klinkt.
