Het hoofddoel van de aftrap vergadering van een project is te informeren van de werknemers over een nieuw project waarop uw bedrijf is bezig met aan boord, zoals de oprichting of de lancering van een nieuw product of oprichting van een nieuwe website voor een bestaand product. Een aftrap bijeenkomst is niet een typische personeelsvergadering; Wanneer u van plan een bent, ervoor zorgen dat de vergadering richt zich op het project en werknemers met gedetailleerde informatie die ze nodig hebben presenteert om de begin- en einddatums van het project efficiënt en effectief.
Wat die u nodig hebt
- Pen en papier
Werknemers, consultants en klanten die betrokken bij het project aan de aftrap projectvergadering zijn uitnodigen. Zijn alleen diegenen die relevant voor het project, zijn zoals anderen de vergadering off-track kunnen gooien. Stuur een e-mailuitnodiging en vermeld van een agenda voor de vergadering.
Reserveren van een vergaderruimte die groot genoeg is voor alle deelnemers aan de vergadering. Omdat de aftrap vergaderingen kunnen uren duren, selecteer een omgeving met comfortabele stoelen en tafels voor de gasten om notities te maken. U kunt de vergadering offsite houden bij een lokaal hotel / feestzaal conferentieruimte.
Regelen voor alle audio- of visuele apparatuur die nodig kan zijn om presentaties of andere informatie weer te geven. Mogelijk moet u een televisie, een projector, een projectorscherm, een laptop, luidsprekers, een MP3-speler of een microfoon, afhankelijk van de grootte van uw vergadering en het materiaal te worden voorgelegd.
De vergadering starten door het overzicht van het project en door het verstrekken van de deelnemers met het doel ervan. Bijvoorbeeld, uw project mogelijk te maken een interactieve website voor de lancering van een nieuwe sport drankje doelstellingen actieve, fit vrouwen.
Detail van de doelstellingen van het project. In het voorbeeld bevat doelstellingen vastleggen van 10 procent van de vrouwelijke sport-drinker markt of product bewustzijn bouwen door het aantrekken van 3000 unieke vergezichten op de website elke dag.
Achtergrondinformatie over de huidige marktsituatie, met inbegrip van informatie over de competitie te onthullen. Laat het team monster het product en het onderzoeken van de verpakking; uw team voorzien van feedback van mensen die hebben al geprobeerd het product als onderdeel van het onderzoek van het bedrijf. Bepalen u vennootschappelijk sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen, en uw hoe ze positief en negatief van invloed zijn op het project.
Het delegeren van verantwoordelijkheden aan particulieren in het projectteam. Als u een website aan het opbouwen zijn, bijvoorbeeld het team een website ontwerper, een programmeur, een projectmanager, een copywriter, een marketingmanager, een copyeditor, het juridische team en een coördinator verkeer. Detail wat elk iemands verantwoordelijkheid door het geven van een breed overzicht.
Overzicht van specifieke taken voor elk teamlid en toewijzen van termijnen om elke taak te voltooien. Identificeren welke taken zijn cruciaal voor de algemene uitvoering en voltooiing van het project; ervoor zorgen dat ze in een logische, sequentiële volgorde staan. Detail voor elke taak moet zijn voltooid, alle producten die het punt persoon aan het projectteam voorleggen moet.
Bekijk wat besproken tijdens de vergadering en herinneren het projectteam van de eerste termijn moet worden voldaan. Hen te laten informeren dat u een samenvatting van wat tijdens de vergadering van de aftrap project besproken stuurt. Het motiveren van het team door het einde van de vergadering op een positieve, aanmoedigen Opmerking.
- Het is een goed idee om het verspreiden van een kopie van de agenda voor iedereen die vóór de aanvang van de vergadering bijwoont.
- Gebruikelijk is dat de notulen na zowel de interne als de externe Kick Off bijeenkomsten.
