Een memorandum of memo, is een document dat wordt gebruikt om te communiceren binnen een organisatie. Dit type document meestal communiceert problemen of mededelingen aan de organisatieleden, overtuigt anderen om actie te ondernemen of om feedback vraagt. Memo's zijn altijd kort en bondig en volgen een specifieke opmaak. Bijna elke professionele veld Memo's gebruikt om te communiceren; leren hoe te schrijven een is vaak belangrijk voor professioneel succes.
Noteer de algemene idee van uw memo en de beoogde doelgroep voor het schrijven van het eigenlijke document. Aandacht van het publiek is erg belangrijk bij het schrijven van memo's. Bijvoorbeeld, als een probleem alleen betrekking heeft op een kleine groep mensen, niet ingegaan op de memo voor de hele organisatie. Passend de taal voor het grote publiek. U kunt een boodschap is anders aan superieuren dan ondergeschikten.
Vul uw koptekstsectie. Alle memo's moeten dezelfde baanvakken. Ten eerste bevat de sectie 'Op' de naam van de ontvangers. Bijvoorbeeld, "Aan: John Smith" of "Naar: Smith Co. personeel" zou werken een "naar:" regel. Onder de "naar:" lijn, vul dan een "van:" lijn met uw naam in het. Direct onder de "From:" regel bevatten een "datum:" sectie met de datum waarop de creditnota is geschreven. Maanden worden vaak afgekort; Februari wordt "Feb." Tot slot omvatten een "onderwerp:" lijn met een specifieke titel die wat de memo is aangeeft over.
Schrijf uw bericht volgende; streven naar niet meer dan een pagina. Je eerste zin moet duidelijk het doel en de context van de memo. Vervolgens eventueel toelichten de achtergrond van de gebeurtenis, situatie of omstandigheid van het onderwerp van de memo. Na, leggen precies wat u wilt of verwachten van de ontvangers van de memo. Als uw memo noodzakelijkerwijs langer dan een pagina is, kunt u opnemen van een korte samenvatting paragraaf aan het einde van het bericht voor duidelijkheid doeleinden.
Sluit met een beleefd einde. Controleer of de ontvangers bedanken voor hun tijd in het lezen van de memo en discussie of opmerkingen over de inhoud van de memo zelf uitnodigen.
Omvatten een "Attached:" lijn na afsluiting moet u aanvullende documenten met de memo omsluiten. Kort staat de titel van de bijlagen in deze regel, zoals "Attached: CV."
Bekijk uw memo om uitknippen alle informatie die is overbodig en vereenvoudiging van de omslachtige zinnen. Het doel van de memo is beknopte.
Controle over uw memo voor spelling en grammatica kwesties. Memo's meestal worden beschouwd als professionele documenten. Achteloos fouten en onoplettendheid grammatica kon slecht nadenken over de schrijver.