Als je een baan waarvoor reizen, of het binnen uw eigen stad of staat is of buiten de staat of het land hebt, kiest uw bedrijf de methode van aansprakelijkheid en vergoeding voor deze kosten. Sommige bedrijven opgenomen uw werkelijke kosten te vergoeden, terwijl anderen u een toelage reizen geven. Als u een toelage van reizen ontvangt, wordt uw persoonlijke belastingverplichting afhangt van of uw werkgever een verantwoordelijk of nonaccountable plan heeft. Vergoeding voor de werkelijke kosten is niet belastbaar.
Travel vergoeding methoden
Als u reizen moet en deze reizen wordt beschouwd als werk-gerelateerd zijn er verschillende manieren uw bedrijf aankan u vergoeding voor deze kosten. Kunt u een toelage reizen voorafgaand aan de reis, u kunt betalen voor uw uitgaven en terugbetaald of kunt u een reis-toelage dat vereist dat u uw uitgaven te documenteren en elke ongebruikte gedeelte van de toelage retourneren aan uw werkgever. Uw bedrijf kunt er voor kiezen om deze fondsen onder een verantwoording plan of een nonaccountable plan, of zij kunnen goed zijn voor een deel van de uitgaven tempo van een per diem.
Verantwoording Plan
Als uw werkgever gebruikmaakt van een verantwoording plan, de beroepskosten die u met uw reizen toelage gemaakt zijn niet belastbaar als inkomsten, noch zijn zij onderworpen aan FICA belastingen. Een verantwoording plan moet voldoen aan bepaalde eisen van de IRS. De uitgaven moeten bedrijfsgerelateerde en anders zou zijn aftrekbaar, door u, als een zakelijke rekening. Uw werkgever moet eisen dat u uw uitgaven vastleggen door middel van de datum, tijd, plaats, bedrag en zakelijke doel van de kosten binnen een redelijke termijn--typisch binnen 60 dagen.
Alle uitgaven vereisen ontvangsten, tenzij ze op een per diem plan--bijvoorbeeld kilometers kosten worden vergoed. Alle overtollige middelen op uw reizen toelage die niet nodig waren voor uw reis moeten worden teruggestuurd naar het bedrijf binnen een redelijke termijn. Al het prijzengeld dat niet teruggekeerd zijn volledig belastbaar.
Nonaccountable Plan
Een nonaccountable plan behoort die de werknemer voor om het even welk van de kosten die zijn gemaakt met behulp van de toelage van reizen niet vereist. Onder dit type van plan bent u in staat om te besteden uw reizen toelage aan om het even wat dat u, zonder documentatie of uitleg kiest, en u hoeft niet terug te keren van het ongebruikte deel van de toelage van uw reizen naar uw werkgever. Onder dit type van plan, het bedrag van de toelage van uw reizen is inbegrepen in uw belastbaar inkomen op uw formulier W-2 en is ook onderworpen aan FICA belastingen--Medicare en sociale zekerheid.
Per Diem kosten
De IRS beschikt over procedures voor de vergoeding van werknemers een vast tarief voor reiskosten zoals maaltijden, accommodatie en kilometerstand. Bijvoorbeeld, was de IRS tarief voor de terugbetaling van de kilometers in 2011, 51 cent per mijl. Dit percentage is aangepast op basis van de schommelingen van de gasprijzen. Onder dit plan, u uw uitgaven bij de standaardtarieven instellen door de IRS, waarvoor dient u de zakelijke reden voor uw reis en het aantal miles dat u reisde worden vergoed.
Als uw uitgaven worden vergoed alleen gebaseerd op het tarief per diem, het wordt beschouwd als een verantwoordelijk kosten en is niet belastbaar. Echter, als u hoger zijn dan het per diem en aanspraak maken op vergoeding, een overdosering is volledig belastbaar. Voor eventuele andere kosten gedekt door de toelage van uw reizen waarvoor er geen per diem tarief is, als je moet voor het account, is het niet belastbaar, maar als uw reizen toelage het dekt en u verplicht om terug te keren een overdosering noch bent ter verantwoording voor het, deze bedragen zijn belastbare en toegevoegd in uw inkomen.