Weinig vaardigheid is nodig om een eenvoudige Microsoft Access-database maken. Beginners vaak toegang nuttig vinden, bij het organiseren van een DVD-collectie, recepten, contact informatie of financiële gegevens. Meest elementaire functies zijn vanzelfsprekend wanneer u begint te werken met hen. Elk van de hoofdcomponenten biedt u met een wizard om te helpen in het creatieproces.
Database maken
Maak de database door het openen van een willekeurige versie van Microsoft Access. Klik op "Bestand" > "Nieuwe". Voer een naam voor de database en selecteer een locatie voor de database moet worden opgeslagen. Zodra gemaakt, zal het databasevenster verschijnen, die u kunt maken en beheren van alle onderdelen van de database, zoals tabellen, query's, formulieren en rapporten.
Tabellen en query 's
Tabellen en query's zijn vereist voor elke succesvolle database. Alle gegevens en records worden opgeslagen in tabellen. Elke record is opgeslagen op een aparte rij. Klik op "Tabellen" in het databasevenster een nieuwe tabel wilt maken. Wizardmodus zal u helpen met het creatieproces. Ontwerpweergave geeft u meer controle over het type veld, zoals data type, de opmaak en de standaard waarde. Gebruik query's of opent u de gemaakte tabel gegevens wilt invoeren.
Query's maken door te klikken op "Zoekopdrachten" in het databasevenster. Query's zijn uw gegevens manipulatie-instrumenten. U kunt toevoegen, verwijderen, bewerken en alle gegevens binnen een bestaande tabellen sorteren. Query's kunnen ook worden gebruikt om tabellen te maken. Ofwel de modus Wizard of de ontwerpweergave gebruiken om uw query. Beginners kunnen vinden wizardmodus gemakkelijkste, vooral voor het instellen van een basis query die u later in de ontwerpweergave bewerken kunt.
Formulieren en rapporten
Formulieren worden vaak query's uitvoeren. Formulieren zijn de grafische kant van uw Access-database. Klik op "Formulieren" om te beheren en formulieren maken. Zowel formulieren en rapporten kunnen worden gemaakt door de Wizard-modus of de ontwerpweergave. Wizard-modus wordt meestal gebruikt om een sjabloon voor uw formulier te maken. Ontwerpweergave wordt vervolgens gebruikt voor de rangschikking van items wijzigen. Terwijl in de ontwerpweergave een wizard starten telkens wanneer u een object op uw formulier tekent, klikt u op het pictogram van de toverstaf in de werkset.
Afdrukken, e-mail en statische rapporten van uw gegevens op elk gewenst moment opslaan door het maken van rapporten. Rapporten worden gegenereerd uit de tabellen en query's. Query's kunnen u met het filter dat de records in uw rapport verschijnen. Knoppen op een formulier is vaak een rapport uitvoeren. U kunt echter, rapporten of query's uitvoeren op elk gewenst moment door te dubbelklikken op hen terwijl in de desbetreffende sectie in het databasevenster.
Veiligheid
Houd uw persoonlijke gegevens veilig door de beveiliging van uw database. Onder "Tools" > "Veiligheid," u kunt een wachtwoord toevoegen aan uw database. Ook kunt u beheren welke gebruikers toegang tot uw database. Zie ook de "Tools" > "Opstarten" voor het beheren van welke items worden weergegeven wanneer een gebruiker uw database begint. Dit bevat menu's en werkbalken, die kunnen helpen voorkomen dat onbevoegde wijzigingen aan uw database.