Een payroll-beleid beschrijft het payroll-proces met betrekking tot de administratie van salarissen, tijdwaarneming, payroll planningen en betalingsmethoden. Gedocumenteerde procedures waarborgen een duidelijk en afgebakend goedkeuringsproces, efficiënte payroll activiteiten, beschikbaarheid van formulieren en passende besturingselementen. Een organisatie met gevestigde payroll beleid en procedures kan verzekeren werknemers van accurate en tijdige betaling van de lonen en salarissen.
Betekenis
Payroll is een van de grootste uitgaven in elke organisatie. Een payroll-beleid bevat interne checks and balances om controle en bescherming van deze kosten. Het vermindert het aantal fouten en de mogelijkheden tot fraude. In grote bedrijven omvat de payroll-proces een heleboel tijd en middelen. Payroll procedures maken efficiëntie in termen van tijd collectie, Documentverwerking, gegevensinvoer, betaling en de registratie. Door de integratie van de automatisering en vooruitgang in de technologie van de systemen, procedures kunnen kosteneffectief zijn en het bedrijf geld besparen.
Doel
Een payroll-beleid zorgt ervoor dat werknemers altijd de juiste beloning op het juiste moment ontvangen. Het zorgt ervoor dat het bedrijf voldoet aan de federale, staats- en lokale wetten, met name die welke betrekking op belastingen, sociale zekerheid en Medicare en eerlijke arbeid normen hebben. Naleving van de wetgeving zal helpen het bedrijf vermijden betalend sancties. Payroll procedures ook ondersteuning van de tenuitvoerlegging van de schadeloosstelling van de gevestigde structuren en systemen, afdelingsbudgets en collectieve arbeidsovereenkomsten.
Functies
Een payroll-beleid definieert de taken en verantwoordelijkheden van payroll medewerkers en managers. Aangezien loonlijst om vertrouwelijke informatie gaat, moet het beleid toegang- en beveiligingsniveaus opgeven. Het geeft ook de opleiding, zoals vereist door de werknemer van de verschillende groepen. De payroll-procedures detail het proces vanaf wanneer de werknemer is ingehuurd. Zij omvatten payroll activiteiten en formulieren nodig voor het verwerken van nieuwe aanwervingen werkgelegenheid wijzigingen, updates van de informatie, speciale betalingen, inhoudingen, tijd rapportage en beëindiging.
Overwegingen
Om te minimaliseren van het risico van fraude, moet het beleid van de loonlijst interne controles omvatten. Een vorm van controle is scheiding van taken. Bijvoorbeeld, als er twee medewerkers betrokken zijn bij de verwerking van de loonlijst, zou een payroll documenten bereiden terwijl anderzijds zou toestaan en goed te keuren. Een goedkeurend autoriteit moet Bekijk alle beloning en laat informatie. Een andere groep of afdeling zoals boekhouding kunt payroll transacties controleren. Payroll procedures moeten ook de vertrouwelijkheid van salarisgegevens, ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang tot hen hebben.
Verantwoordelijkheden
De payroll-afdeling is verantwoordelijk voor het beheer van de loonlijst workflow om ervoor te zorgen efficiënte en tijdige payroll verwerking. Het stelt payroll planningen en termijnen voor de indiening van documenten van de salarisadministratie. Payroll medewerkers toewijzen en de toegang tot informatie in de payroll-systeem. Ze gegevens invoeren in het systeem en wijzigingen zoals vereist. Managers moeten ervoor zorgen dat vereiste payroll documenten zijn voltooid en binnen de ingestelde tijdlijnen verstrekt. Medewerkers zijn verantwoordelijk voor het controleren van betalingen en inhoudingen, en adviseren van de afdeling salarisadministratie van discrepanties. Zij moeten ook hun informatie up-to-date houden.