Notulen van vergaderingen kan een informele, nuttig record voor een zakelijke, non-profit of overheid vergadering of een meer formele document dat voldoet aan de wettelijke vereisten voor registratie. Ongeacht het doel van uw minuten, kunt met een consistente organisatie en detailniveau maken records die helpen bij het oplossen van problemen in de toekomst wanneer over onderwerpen besproken tijdens de vergadering vragen.
Wat die u nodig hebt
- Vorige minuten
- Organisatie-statuten
Met de leider van de vergadering bespreken hoe gedetailleerd je minuten moeten worden. Indien mogelijk, kopieën van de notulen van de vorige zoeken en lezen van de statuten van uw organisatie. Bepalen als u discussieopmerkingen zonder namen te minimaliseren van privacy en smaad kwesties, zoals het schrijven moet opnemen "sommige bestuursleden vonden de nieuwsbrief te laat was mailing elke kwestie."
Robert's regels van Orders, welke organisaties vaak gebruiken voor het uitvoeren van een vergadering bekijken Vooral als uw groep Robert's regels volgt, kunt u consistente notulen elke keer, met behulp van hetzelfde formaat maken. Een typisch formaat voor een minuten document omvat het volgende:
• Naam van de organisatie
• Beschrijving of het doel van vergadering
• Datum en locatie
• Oproep tot Ordertijd
• Hoofdelijke
• Goedkeuring van de notulen van de vorige
• Voorzitter van opmerkingen
• Penningmeester van rapporten
• Verslagen van de Commissie
• Oude bedrijf
• Nieuwe business
• Actie-items
• Vergadering onderbreken tijdDe beschrijving van de vergadering misschien wel "Driemaandelijkse Board Director's vergadering" of "Ad Hoc Website commissievergadering." Record al of niet de vergadering een quorum bevatte, die een minimum aantal officiële genodigden voor de vergadering te zijn officiële.
Neem bewegingen gemaakt en stemmingen in specifiek detail. Noteer wie maakt een beweging en die seconden elke keer een nieuwe motie is gemaakt. Als een motie is gedetacheerd, opent de Voorzitter de kwestie aan de orde. Op basis van de discussie, de motie zou worden geherformuleerd of gestemd als oorspronkelijk is gemaakt. Als ze klaar om te noemen van een stemming, de president eindigt de discussie en roept de vraag, dat een andere term is voor het nemen van een stemming. Zij kondigt dan de uitslag van de stemming. Noteert u de namen van elke persoon die stemmen voor of tegen een motie en die zich van stemming.
Neem notities van vergaderingen met behulp van de hoeveelheid detail uw organisator van de vergadering verzocht. Organisaties bieden soms minimale detail voor een penningmeester van rapport, erop wijzend dat de penningmeester gaf het verslag en dat een kopie van de financials was verdeeld. Van een penningmeester verslag kan bestaan uit het banksaldo ten tijde van de vorige vergadering, het huidige banksaldo en het verschil. Organisaties kunnen er ook voor kiezen om alle details gegeven door de penningmeester of gewoon opnemen dat een onderwerp werd besproken met geen detail van de discussie als Nee wordt genomen of er zich problemen voordoen. Bijvoorbeeld, kunnen de notulen lezen, "de nieuwsbrief stoel, Bob Smith, gaf het verslag van de Commissie van de nieuwsbrief. Een kopie van het rapport is bij deze notulen gevoegd."
Aarzel niet om te vragen een speaker te herhalen wat die u niet vangen om ervoor te zorgen dat de notulen accuraat zijn. Lees terug bewegingen om stemmen op de juiste manier zijn opgenomen. Controleer uw minuten duidelijk voor degenen die niet op de vergadering maar kopieën ontvangt en moet stemmen voor wijzigen of goedkeuren van hen op de volgende vergadering.