Notulen goed documenteren, vereist veel organisatie en aandacht voor detail. Omdat vaak de notulen van de vergadering juridische documenten worden, is het belangrijk om samen te vatten discussies nauwkeurig. Maak een backup Kopieer en bewaar het op een veilige plaats en extra kopieën aan relevante partijen. Met praktijk wordt het veel gemakkelijker om de notulen van de vergadering van de document nauwkeurig en bondig.
Wat die u nodig hebt
- Laptopcomputer
- Tekstverwerking software
- Vergaderagenda
- Kopie van Robert's regels van orde
Documenteren van notulen
Kom vroeg, om uw laptop instellen en klaar om te gaan. Opmerking de datum, de tijd, de locatie en de lijst van deelnemers. Registreren als veel van de vergadering discussie mogelijk voor uw het typen snelheid. Maak je geen zorgen over spelfouten of grammaticale fouten. Als je een belangrijke stap, zoals het doorgeven van een beweging of actie-item mist, 's it okay to vragen van de deelnemers aan de vergadering aan de formulering verduidelijken. Sla het document af en toe om te voorkomen dat enig verlies van gegevens.
Bewerk uw notulen van de vergadering zo spoedig mogelijk na de vergadering, als uw geheugen van de discussie nog vers is. Geen spelling of grammatica fouten corrigeren en zorgen voor opmaak is consequent door het document. Voeg een watermerk 'concept' Houd uw lezers op de hoogte dat de notulen zijn nog niet goedgekeurd en officieel. Sla het bestand met een bestandsnaam die gemakkelijk te identificeren en te onderscheiden later, zoals "StrataCouncilMinutesDecember5".
Stuur de notulen aan de Projectstoel of een andere persoon, aangewezen voor de beoordeling van de discussie. Bewerk de notulen nogmaals, op basis van feedback die u ontvangt. Bij het bewerken, wees voorzichtig met het handhaven van de integriteit van de notulen. Voeg geen elke discussie die niet optreden, of verwijderen van een discussie die zich heeft voorgedaan. Sla het bestand opnieuw.
Houd het watermerk 'Concept' in het document totdat de notulen formele goedkeuring ontvangen. Dit gebeurt meestal op latere bijeenkomsten van hetzelfde comité.
Zodra de Commissie de notulen keurt, verwijderen van het watermerk 'Concept' en sla het bestand opnieuw. Verdelen de goedgekeurde notulen aan de leden van de Commissie indien nodig.
- Een kopie van Robert van Reglement van orde (of wat uw Commissie gids gebruikt) gebruikt als een referentie tijdens de vergadering. Dit kan u helpen opnemen vergadering procedure correct.
- Sommige mensen nog steeds de voorkeur aan de notulen van de vergadering met behulp van steno eerste document en typ de notities later. Deze methode kan net zo goed als het nemen van de minuten met behulp van een laptop werken. Het hangt af van uw persoonlijke voorkeur.
- Voor zeer belangrijke vergaderingen, kunt u overwegen een tape recorder te maken van een audio-opname van de procedure.
