Interne controles en processen te documenteren kan worden uitdagende. Complexe processen worden gepresenteerd in een eenvoudig te begrijpen stijl en dat is geen eenvoudige taak. U moet hebben uitstekende communicatievaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk te doen een goede baan. Stappen voor het maken van goede documentatie betrekken interviewen werknemers, waarneming, beoordeling en organisatie. Een belangrijk aspect van het creëren van documentatie is bedoeld om voor tot wijzigingen later. Processen veranderen en, dientengevolge, documenten evenals moeten wijzigen.
Interview werknemers. Dat is de eerste stap in dit proces. Doe niet veronderstellingen en vragen vragen aan dubbel controleren uw begrip. Vragen voor medewerkers om u te tonen wat ze over praten. Als iemand nodig heeft om goed te keuren een papier, vragen om te zien dat papier. Sommige mensen willen gebruiken een bandrecorder en vervolgens ze het transcriberen van de informatie. Dit kan een goed idee zijn als iemand is praten en tonen het proces op hetzelfde moment met veel details. "Show en tell" is de weg te gaan.
Observeer je omgeving. Als het proces is te koppelen facturen te controleren aanvragen, bijvoorbeeld rekening mee houden als dit daadwerkelijk gebeurt. Vele malen mensen vertellen u de juiste manier van doen van een bepaald proces, maar dat betekent niet dat het is de manier die het wordt gedaan. Aangezien u werkelijkheid documenteert, observeren van het proces kunnen waardevolle goede informatie niet duidelijk tijdens het interview toe te voegen. Kijken naar vullen kasten, en noteer wat papieren mensen hebben op hun bureau.
Het evalueren van de effectiviteit van een proces terwijl het documenteren. Als u Zie processen niet werkt of een notatie voor het tweemaal wordt uitgevoerd aanbrengt. Dit is de beste manier voor u waarde toevoegen aan uw werk van het documenteren van processen. Wanneer u een proces evalueert, u bekijkt het objectief en kunt u suggesties voor verbeteringen. Zorg zeker volgen protocol bij het maken van aanbevelingen. Onthoud: als processen vanwege uw aanbevelingen wijzigen, moet u voor het documenteren van de verbeterde processen-niet alleen naar de vergevorderd men.
Bestand documentatie in bindmiddelen en online in mappen. Met sjablonen op de standaardisering van de documentatie helpt om het gemakkelijk te lezen te houden. Elke binder of de map moet een index met informatie over een ruimte. Bijvoorbeeld, kon u een binder over crediteuren waar u indienen kon verhalen en stroomdiagrammen documenteren van het proces hebben. Moet u wellicht een andere binder over Payroll en nog een andere over debiteuren. Scheiden van de documentatie met betrekking tot processen kan helpen gebruikers bij het vinden van informatie. Hebben dezelfde organisatie op alle bindmiddelen met betrekking tot de volgorde van documentatie, inhoudsopgave vooraan, enz. Dit is zeer belangrijk wanneer wijzigingen moeten worden aangebracht en een specifiek item moet snel worden gevonden.
- Gebruik Word of een ander programma maken uw documentatie.
- Overwegen documentatie software specifiek voor uw branche die bespaart u tijd bij het schrijven en ordenen.
- Overwegen te doen zowel verhalen en stroomdiagrammen duidelijkheid verbeterd
- Vermijd het gebruik van jargon of initialen
- Andere overwegingen omvatten: Schrijf korte zinnen en vermijden van passieve stem; Smuk het niet of impliceren arresten. Bijvoorbeeld, schrijf niet over de mooie receptioniste. Schrijven over de receptioniste. Gebruik geen echte namen van mensen - altijd positie namen gebruiken en houd ze consequent door de documentatie; een manager of een toezichthouder Lees uw documentatie om ervoor te zorgen dat het klopt; en rekening te houden met vertrouwelijke informatie in de documentatie. Voorbeelden van selectievakje handtekeningen niet of vertrouwelijke salarisgegevens vertonen.
- Zich bewust zijn van de gebruikers van uw documentatie. Ze bevatten niet alleen interne mensen, maar ook accountants en andere belanghebbenden. Dit zeer zichtbaar. Dus, zorg ervoor dat uw werk geen pijnlijke grammatica of spellingsfouten heeft.