Vastleggen van interne controles & processen



Interne controles en processen te documenteren kan worden uitdagende. Complexe processen worden gepresenteerd in een eenvoudig te begrijpen stijl en dat is geen eenvoudige taak. U moet hebben uitstekende communicatievaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk te doen een goede baan. Stappen voor het maken van goede documentatie betrekken interviewen werknemers, waarneming, beoordeling en organisatie. Een belangrijk aspect van het creëren van documentatie is bedoeld om voor tot wijzigingen later. Processen veranderen en, dientengevolge, documenten evenals moeten wijzigen.

  • Interview werknemers. Dat is de eerste stap in dit proces. Doe niet veronderstellingen en vragen vragen aan dubbel controleren uw begrip. Vragen voor medewerkers om u te tonen wat ze over praten. Als iemand nodig heeft om goed te keuren een papier, vragen om te zien dat papier. Sommige mensen willen gebruiken een bandrecorder en vervolgens ze het transcriberen van de informatie. Dit kan een goed idee zijn als iemand is praten en tonen het proces op hetzelfde moment met veel details. "Show en tell" is de weg te gaan.

  • Observeer je omgeving. Als het proces is te koppelen facturen te controleren aanvragen, bijvoorbeeld rekening mee houden als dit daadwerkelijk gebeurt. Vele malen mensen vertellen u de juiste manier van doen van een bepaald proces, maar dat betekent niet dat het is de manier die het wordt gedaan. Aangezien u werkelijkheid documenteert, observeren van het proces kunnen waardevolle goede informatie niet duidelijk tijdens het interview toe te voegen. Kijken naar vullen kasten, en noteer wat papieren mensen hebben op hun bureau.

  • Het evalueren van de effectiviteit van een proces terwijl het documenteren. Als u Zie processen niet werkt of een notatie voor het tweemaal wordt uitgevoerd aanbrengt. Dit is de beste manier voor u waarde toevoegen aan uw werk van het documenteren van processen. Wanneer u een proces evalueert, u bekijkt het objectief en kunt u suggesties voor verbeteringen. Zorg zeker volgen protocol bij het maken van aanbevelingen. Onthoud: als processen vanwege uw aanbevelingen wijzigen, moet u voor het documenteren van de verbeterde processen-niet alleen naar de vergevorderd men.

  • Bestand documentatie in bindmiddelen en online in mappen. Met sjablonen op de standaardisering van de documentatie helpt om het gemakkelijk te lezen te houden. Elke binder of de map moet een index met informatie over een ruimte. Bijvoorbeeld, kon u een binder over crediteuren waar u indienen kon verhalen en stroomdiagrammen documenteren van het proces hebben. Moet u wellicht een andere binder over Payroll en nog een andere over debiteuren. Scheiden van de documentatie met betrekking tot processen kan helpen gebruikers bij het vinden van informatie. Hebben dezelfde organisatie op alle bindmiddelen met betrekking tot de volgorde van documentatie, inhoudsopgave vooraan, enz. Dit is zeer belangrijk wanneer wijzigingen moeten worden aangebracht en een specifiek item moet snel worden gevonden.

Tips & waarschuwingen
  • Gebruik Word of een ander programma maken uw documentatie.
  • Overwegen documentatie software specifiek voor uw branche die bespaart u tijd bij het schrijven en ordenen.
  • Overwegen te doen zowel verhalen en stroomdiagrammen duidelijkheid verbeterd
  • Vermijd het gebruik van jargon of initialen
  • Andere overwegingen omvatten: Schrijf korte zinnen en vermijden van passieve stem; Smuk het niet of impliceren arresten. Bijvoorbeeld, schrijf niet over de mooie receptioniste. Schrijven over de receptioniste. Gebruik geen echte namen van mensen - altijd positie namen gebruiken en houd ze consequent door de documentatie; een manager of een toezichthouder Lees uw documentatie om ervoor te zorgen dat het klopt; en rekening te houden met vertrouwelijke informatie in de documentatie. Voorbeelden van selectievakje handtekeningen niet of vertrouwelijke salarisgegevens vertonen.
  • Zich bewust zijn van de gebruikers van uw documentatie. Ze bevatten niet alleen interne mensen, maar ook accountants en andere belanghebbenden. Dit zeer zichtbaar. Dus, zorg ervoor dat uw werk geen pijnlijke grammatica of spellingsfouten heeft.

Gerelateerde Artikelen

Voorbeelden van interne controles Tests

Voorbeelden van interne controles Tests

Interne controles zorgen dat alle financiële informatie die vertegenwoordigd op de jaarrekening van een bedrijf correct en geldig. Testen van interne controles is een auditproces dat detecteert gebreken in de interne controles en helpt bedrijfsmanage
Hoe te identificeren van interne controle zwakke punten

Hoe te identificeren van interne controle zwakke punten

Wanneer u zaken, zullen zijn belanghebbenden, managers en klanten verwachten efficiëntie, betrouwbaarheid en veiligheid. Dit geldt met name voor financiële transacties. Interne controle zorgt voor alle zakelijke of organisatorische processen voldoen
Wat Is een proces van interne controle?

Wat Is een proces van interne controle?

Hoofddirectie weet dat onvoldoende interne controles vaak tot aanzienlijke exploitatieverliezen leiden, vooral als regelgevers stap in operationele beleid te herzien. Als u wilt controleren de meedogenloze eisen van de economische mededinging, senior
Voordelen & nadelen van interne controle

Voordelen & nadelen van interne controle

Op het gebied van boekhouding zijn interne controles processen en procedures die directe, controleren en meten van middelen van een bedrijf dat financiële doelstellingen wordt voldaan, terwijl alle verordeningen worden gevolgd. Terwijl het gebruik va
Basisstappen bij de vaststelling van interne controles bij de administratieve verwerking

Basisstappen bij de vaststelling van interne controles bij de administratieve verwerking

Interne controles zijn de richtsnoeren en processen bedrijven gebruiken om gevoelige financiële informatie te beschermen. Terwijl bedrijven interne controles voor decennia gebruikt hebben, verhoogd de Sarbanes-Oxley Act van 2002 (SOX) aanzienlijk de
Handmatige Procedures van interne controle

Handmatige Procedures van interne controle

Een interne controle is een groep van richtlijnen senior leiderschap van een bedrijf implementeert om te voorkomen dat exploitatieverliezen, zoals geschillen en boetes. Exploitatieverliezen kan voortvloeien uit technologische storingen, werknemer slo
Hoe schrijf je een procedurehandleiding van interne controle

Hoe schrijf je een procedurehandleiding van interne controle

Procedures van interne controle worden gebruikt om fraude te voorkomen, en zijn van vitaal belang voor elke goed gerunde organisatie. Dergelijke systemen gescheiden taken tussen werknemers binnen een organisatie. Het is belangrijk om de interne contr
Het implementeren van interne controles

Het implementeren van interne controles

Interne controles zijn systematische maatregelen gebruikt in organisaties om verschillende belangrijke redenen. Een interne-controlesysteem maakt gebruik van vijf belangrijke componenten: de controleomgeving, risico-evaluatie, controle van de activit
Onderling samenhangende componenten die moeten bestaan binnen een systeem van interne controle

Onderling samenhangende componenten die moeten bestaan binnen een systeem van interne controle

Een intern controlesysteem is een systeem binnen een bedrijf dat ontwerpen methoden en procedures voor de productie van effectieve acties, stellen betrouwbare financiële verslaggeving, voorkomen van fraude en handhaving van de naleving van wet- en re
Het belang van interne controle op voorraad

Het belang van interne controle op voorraad

Beleggers rekenen op informatie in de jaarrekening te selecteren voorraad investeringen. Om deze informatie betrouwbaar, moeten de bedrijven afgifte voorraad adequate interne controleprocedures. Vanwege de grote beleggers verliezen als gevolg van fra
Voorbeelden van interne controles voor balansen

Voorbeelden van interne controles voor balansen

Interne controles zijn steeds belangrijker als bedrijven proberen te verzachten van de toename van het risico. Dit risico is gemaakt door de gegevens en informatie stroom. Informatietechnologie heeft toegestaan vele bedrijven voor het automatiseren v
Hoe ontwerp je een systeem van interne controle

Hoe ontwerp je een systeem van interne controle

Ontwerpen een interne-controlesysteem voor uw bedrijf planning neemt en inzicht in de gedetailleerde activiteiten van het bedrijf. Interne controles verschillende doelen dienen, maar de belangrijkste zijn om ervoor te zorgen dat het bedrijf als bedoe
Belang van interne controles Corporate governance

Belang van interne controles Corporate governance

Boekhoudkundige principes en de regels van de interne audit vereist dat bedrijven adequate en functionele interne controles stellen ter verbetering van de corporate governance-processen. Tot deze beginselen behoren over het algemeen aanvaarde boekhou
Voorbeelden van interne controles

Voorbeelden van interne controles

Interne controles zijn beleid en procedures bedrijven gebruiken om te voorkomen dat fouten en fraude, diefstal, verduistering, vriendjespolitiek of math fouten in financiële documenten kunt opnemen. U hoeft niet te worden een certified public account