Volgens de Internal Revenue Service, moeten substituten voor formulier W-9 verklaren drie belangrijke stukjes informatie. Als een bedrijf kiest niet officiële W-9 om formulieren te gebruiken, kan het bedrijf de eigen indeling voor het indienen van BTW-gegevens voor entiteiten (begunstigden) betaalde meer dan $600 voor het fiscale jaar ontwikkelen.
Juiste TIN
Vervangers voor formulier W-9 moeten juistheid van de begunstigde belastingbetaler identificatienummer of het bewijs levert dat de begunstigde heeft toegepast voor een getal. Bedrijven uitvoeren van financiële transacties, met inbegrip van banken, onroerend goed en hypotheekbedrijven, moet een TIN voor elke persoon met wie ze zaken doen. Records onroerend goed transacties documenteren, worden kwijtschelding van schulden en betaalde inkomsten ingediend bij de Internal Revenue Service voor belastingdoeleinden. De IRS lijst met zes belastingbetaler identificatie nummer typen. Neem contact op met de Internal Revenue Service voor meer informatie over TIN nummers. Contactgegevens vinden in de lokale telefoon-directory.
Geen back-up achterhouden
Vervangers voor formulier W-9 moeten bewijzen dat de begunstigde niet onderworpen aan de inhouding van de back-up is. De IRS initieert back-inhouding wanneer individuen niet betalen van belastingen op bepaalde transacties of niet om een juiste belastingbetaler identificatienummer. Bedrijven zijn in volgorde te weigeren van een bepaald percentage van de fondsen en de IRS in plaats van de begunstigde te betalen. Betalingen beschouwd voor back-up achterhouden omvatten: rente, royalty's, provisies en andere betalingen vermeld op formulier 1099. Onroerend goed transacties, pensioen rekening distributies en staat inkomstenbelasting zijn vrijgesteld van de inhouding van de back-up.
Amerikaanse staatsburgerschap
Vervangers voor formulier W-9 moeten certificeren dat de begunstigde een Amerikaans staatsburger of een legaal verblijvende. Alleen de burgers van de VS gebruik formulier W-9. Belastingen voor buitenlandse entiteiten worden anders beoordeeld. Verblijvende vreemdelingen, bedrijven, landgoederen en binnenlandse vertrouwensrelaties gebaseerd in de Verenigde Staten worden beschouwd als burgers van de VS. Partnerschappen zakendoen in de VS moeten afgeven aan formulier W-9 Amerikaanse burgers. Als formulieren niet worden ingediend, wordt de werknemers worden beschouwd als buitenlandse in de ogen van de IRS en voorheffing moeten betalen.
Extra informatie
Vervangers voor formulier W-9 kunnen niet de begunstigde te eens tot extra, geen onnodige informatie of impliceren dat een individu is ingehouden back-tenzij ze akkoord gaat met dergelijke informatie vereisen. Plaats een instructie direct boven de handtekening lijn die aangeeft dat het enige doel van het formulier om te voorkomen dat de inhouding van de back-up. Gebruik van vet, een vak grens of markeerstift pen om de instructie en alle certificeringen te verbeteren. Instructies om de begunstigde te leveren als hij daarom vraagt.