Er zijn een aantal kenmerken aan effectieve zakelijke verslag schrijven. Bijvoorbeeld, moeten managers aangeven hun verslagen van tevoren zodat zij alle nodige informatie bevatten. Managers moeten bovendien uitleggen speciale termen, of woorden die buiten de typische reader's kennisbank. Echter, de vijf belangrijkste kenmerken neiging te onderstrepen van de meest effectieve zakelijke rapporten.
Volledigheid
Verslagen moeten volledig in wat ze proberen te brengen. De beste manier om ervoor te zorgen volledige rapport schrijven is om ervoor te zorgen dat je al uw doelstellingen te dekken. Bijvoorbeeld, kunnen de doelstellingen van een marketing onderzoeksrapport worden om klanttevredenheid niveaus met producten, prijzen en klantenservice. Bovendien kan uw doelstelling bevatten uitzoeken waarom sommige klanten hebben gestopt met het kopen van uw producten of diensten. De structuur van een typische bedrijfsrapport bevat een inleiding, het lichaam en de conclusie. U moet tevens een beknopte samenvatting voor managers of collega's die hebben alleen tijd om te scannen de resultaten van uw rapport. Gebruik opsommingstekens in uw samenvatting en markeert u alleen de belangrijkste punten of bevindingen.
Nauwkeurigheid
Uw rapporten moeten altijd correct wanneer met vermelding van feiten of cijfers. Marketingverantwoordelijken wilt bijvoorbeeld Tussenvoegen van financiële informatie in hun verslagen. De financieel manager kan voorzien van de marketingmanager onderzoek kwartaalomzet en winstcijfers voor twee verschillende jaren. Het is aan de marketingmanager onderzoek te rapporteren die verkoop en winsten nauwkeurig wanneer met inbegrip van hen in een rapport. Ook moet u een back-up sommige van uw verklaringen met verwijzingen. Vandaar, moet u ervoor zorgen dat u volledig begrijpt de verklaringen van een andere auteur alvorens verwijzingen naar hen.
Met behulp van eenvoudige taal
De boodschap in uw verslag moet eenvoudig, volgens de website van de ondernemer. U moet uw rapporten schrijven alsof u het hebt tegen iemand met een junior hoog onderwijs. Gebruik eenvoudige woorden en verklaringen voor abstracte ideeën of onderwerpen. Een manager moet ook Vermijd het gebruik van technische termen bij de aanpak van de publieksleden van buiten haar veld. Bijvoorbeeld, marketing onderzoek beroepen moet het gebruik van woorden zoals "multiple choice" en "aanvullen-in-the-lege" in plaats van marketing onderzoek termen "open" en "closed-end," respectievelijk. Houd ook de zinnen kort en to the point.
Correcte Spelling, interpunctie en werkwoord gespannen
Er is gewoon geen excuus voor het uitdelen van rapporten met spelfouten of grammaticale fouten. Altijd uitvoeren uw rapporten door de spellingcontrole op uw computer. Samen met iemand anders uw melding op mogelijke grammaticale fouten of gebruik van de verkeerde tijdsvormen proeflezen. Zorg ervoor dat u komma's, punten, vraagtekens en uitroeptekens op de juiste plaatsen van alle verslagen.
Gebruik een actieve stem
Actieve stem kun je schrijven met autoriteit in uw rapporten, in tegenstelling tot de passieve stem. Gebruik van woorden of zinnen als ondervraagde, uitgevoerd en beheerd in plaats van hun passieve tegenhangers: uitvoeren, beheren en landmeetkundige. Gebruik woorden die eindigen op "ed", aangezien zij een meer actieve stem vertegenwoordigen.