Interne controles zijn beleid en procedures bedrijven gebruiken om te voorkomen dat fouten en fraude, diefstal, verduistering, vriendjespolitiek of math fouten in financiële documenten kunt opnemen. U hoeft niet te worden een certified public accountant of hebben een Financiën mate nuttig interne controles Instituut in uw bedrijf of voor uw medewerkers te volgen beleid instellen.
Selectievakje co ondertekenaars en geautoriseerde ondertekenaars
Een van de meest voorkomende interne controles voor kleine bedrijven is de eis dat controles mede ondertekend. Hiermee wordt voorkomen dat één persoon uit schrijven van een cheque naar zichzelf of een ongepaste betaling goed te keuren. Als uw bedrijf veel controles elke maand schrijft, kan u een beleid dat afdwingt dat slechts twee handtekeningen op controles die meer dan een bepaald dollarbedrag, zoals $500 zijn Instituut. Zorg ervoor dat u een handtekening kaart bij uw bank met de handtekeningen van de gemachtigde ondertekenaars. Hierdoor kan de bank handtekeningen controleren voordat het betalen van elke controle.
Bankreconciliaties
Veel bedrijven registreren alle hun betalingen en ontvangsten in een grootboek, die een overzicht van de financiële transacties van het bedrijf. De vermeldingen in een grootboek zijn gebaseerd op controles geschreven, contant betalen en contant geld, elektronische deposito's of credit card betalingen ontvangen. Om te helpen ter plaatse math fouten en frauduleuze posten, uitvoeren van een verzoening maandelijks van de bank vergelijken uw bankafschrift naar uw grootboek. Uw bankafschrift zullen alle van de deposito's u elektronisch ontvangen of aangebracht bevatten en Toon alle van de betalingen. Het omvat ook eventuele bankkosten u betaald, zodat u op te nemen die in het grootboek.
Procedures voor het plaatsen
Om ervoor te zorgen u de meeste waarde bij aankopen, maken een interne controle waarin beleid voor het maken van aankopen. Hierbij kan alleen met behulp van erkende leveranciers, verplicht stellen van concurrerende biedingen van contractanten of uitvoeren van een controle van de prijs van verschillende leveranciers alvorens een te kiezen. Dit kan omvatten die uw officemanager online prijzen bij verschillende winkels te controleren voor het bestellen van kantoorartikelen, meubilair of andere apparatuur.
Vergoeding beleid
Maak een formele werknemer uitgavenbeleid te helpen verminderen de hoge kosten van de reis, logies, entertainment en maaltijd. Als u toestaat dat werknemers hun eigen reis- en verblijfkosten boeken wanneer het bijwonen van conferenties of beurzen, misschien ze boeken van vluchten en kamers dat ze verdienen de meeste reward-punten, in plaats van het kiezen van de goedkoopste boekingen. Vereisen dat alle reiskosten vooraf worden goedgekeurd door een supervisor en bevatten alle onkostenformulieren voor terugbetaling ontvangsten.
Audits
Met een derde partij beoordeling aankopen, kunnen financiële administratie, urenstaten, kosten vergoedingen en andere economische activiteiten helpen plek en verminderen van fouten en fraude. Interne audits toestaan één werknemer of afdeling te bekijken van het werk van een ander. Externe audits brengen in een buiten aannemer of bedrijf te bekijken van het werk van uw medewerkers. Dit zijn bijvoorbeeld het inhuren van een certified public accountant te herzien uw boeken elke maand of kwartaal. Uitvoeren van een herziening van de voorraad, kunt u steunkleuren of hebt u een probleem met de diefstal, overmatige levering of breuk.