De meeste organisaties willen beheren communicatie inspanningen kunnen profiteren van een externe communicatie-audit of een strategische evaluatie van hoe de organisatie reikt tot verschillende doelgroepen. Deze audit moet beoordelen hoe communicatie inspanningen zich verhouden tot de belangrijkste doelstellingen van de organisatie. Krijg iemand buiten de organisatie aan een audit uitvoeren als er geen personeel bestaat voor het uitvoeren van een interne audit.
Identificeren van externe doelgroepen
De audit richt zich op de mate van doeltreffendheid van de verschillende communicatiestrategieën. Voor het bepalen van de firma effectiviteit in communicatie, identificeren welke soorten publiek berichten ontvangen van de onderneming, en degenen die ze moeten ontvangen. Bevindingen die hoe de communicatiestrategie kan worden verbeterd suggereren, zoals de conclusie dat sommige doelgroepen wilt worden gecontacteerd op meer manieren of met meer effectieve communicatiemiddelen, een audit kan worden weergegeven.
Enquête strategieën in gebruik
Zodra u de doelgroepen heb gestudeerd, bereiden u een enquête voor hen. Dit onderzoek moet een lijst van vragen aan het meten van de effectiviteit van verschillende communicatie-formaten. Elke vraag bijvoorbeeld een numerieke schaal, zoals 1 tot en met 5, vragen de respondent om te beoordelen van een communicatiestrategie. Het gebruiken van focusgroepen en interviews te verzamelen van algemene informatie en specifieke vragen voor de enquête. Een focusgroep bespreekt vragen informeel; Zorg ervoor dat te merken van de reacties van de groep op een korte lijst van onderwerpen. Een interview zou meer formele, in welk geval Bedenk u reacties op alle vragen. Zodra u hebt gesloten focusgroepen en/of interviews, die bevindingen gebruiken om te schrijven een communicatie-onderzoek.
Doeltreffendheid van de strategieën
Beheren van de enquête naar de verschillende doelgroepen die eerder in de audit. Deze doelgroepen zal u helpen begrijpen hoe de organisatie communiceert. U kunt gebruik van diepte-interviews of onderzoek van het advies. Zodra u al uw enquêtes hebt voltooid, moet u de resultaten tabulate en analyseren. Zoeken naar patronen met behulp van statistische maatregelen, zoals gemiddelde ratings voor elke vraag op de enquête.
Conclusies en bevindingen
Zoek naar conclusies over communicatiestrategieën. Een enquêtevraag mogelijk doelgroepen te beoordelen van de klantendienst telefoon vertegenwoordigers gevraagd. Als deze vraag een lager leverde dan gemiddelde beoordeling, zoals 2.5 op een numerieke schaal van 1 tot en met 5, kan u komen tot de conclusie dat de onderneming moet verbeteren van de communicatie in die afdeling. Bevindingen in een verslag samenvatten en delen met werknemers.
Strategic Alignment
In de toekomst kan het managementteam wijzigingen ter verbetering van de externe communicatie door het bestuderen van problemen of problemen geïdentificeerd in deze audit, met inbegrip van hoe elke communicatiestrategie met de strategische doelstellingen van de organisatie strategisch worden uitgelijnd. Bijvoorbeeld, kan een communicatie-audit onthullen dat een organisatie niet voldoende middelen aan marketing besteden heeft. De organisatie kunt uitlijnen marketing uitgaven aan elke bedrijfsactiviteit gebaseerd op haar verantwoordelijkheid voor het bereiken van haar marketing doelstellingen.