De primaire doelen van een ontvangstbewijs omvatten het verstrekken van informatie aan klanten of donateurs, documenteren van aankopen en assisteren bij intern. Zowel profit als non-profit organisaties hebben redenen om aan te geven van de ontvangsten aan patroons.
Klantgegevens
Ontvangsten dienen als een instrument van de effectieve communicatie met klanten. Ze Noteer eerst de details van een klantenadres aankoop, met inbegrip van de gespecificeerde producten en diensten, eenheidsprijzen, subtotalen, belastingen en totalen. De ontvangst geeft ook de datum van aankoop, dat is vooral belangrijk voor zakelijke kopers die gebruikmaken van ontvangsten op record transacties. Ontvangsten ook communiceren bedrijfsbeleid en bieden kortingen voor follow-up enquêtes.
Interne boekhouding
Bedrijven kopieën te bewaren van ontvangsten voor interne accounting. Ontvangsten toestaan voor het nauwkeurig bijhouden van omzet en inkomsten. Wanneer een vraag over de details van bepaalde transacties, de boekhouding van het bedrijf of de boekhoudafdeling kan verwijzen naar ontvangsten. Ook wanneer een bedrijf geconfronteerd met een audit van de Internal Revenue Service op zijn belastingaangiften, dienen ontvangsten als waardevolle documentatie van verkooptransacties. Een ontvangstbewijs merkt ook eventuele kortingen op verkoop- of emissierechten, die worden gebruikt voor de financiële administratie en verslaglegging.
Retouren en uitwisseling
Bedrijven die aanbieden van retouren en uitwisseling beleid vaak vereisen een ontvangstbewijs als onderdeel van het proces. Wanneer een klant de juiste grootte in een outfit of een onderdeel dat niet past krijgt, presenteert hij meestal de ontvangst aan de detailhandelaar om het item te retourneren. Zonder een ontvangstbewijs, hij alleen mogelijk om te wisselen van het item voor een vergelijkbaar geprijsde item. De ontvangst geeft ook belangrijke informatie over het teruggavebeleid, zoals items retourneren die het aantal dagen vanaf de datum van aankoop van een klant heeft.
Non-profit donaties
Het doel van ontvangsten voor non-profitorganisaties is zeer verschillend. Personen of bedrijven die willen beweren van contant geld of geschenk bijdragen aan een IRS-erkende 501(c)(3) non-profitorganisatie normaal moeten een ontvangst, volgens de website van de IRS. Bijvoorbeeld moet mensen die items aan Goodwill of the Salvation Army doneren een ontvangstbewijs op aftrek van de waarde van hun bijdragen. Niet alleen doen de ontvangstbewijzen helpen bij het nauwkeurig invoeren van charitatieve bijdragen bij de neerlegging van de belastingen, ze bieden tevens documentatie van de bijdragen tijdens een audit.