De structuur van de notulen van vergaderingen is afhankelijk van elke organisatie en elke groep in een organisatie, maar er zijn sommige algemene praktijken die helpen een lezer begrijpen van de notulen. Bijvoorbeeld moeten minuten bevatten een beschrijving van deGroep op de bijeenkomst van de vergadering, het doel van de vergadering, de deelnemers, de records van de stemmen en samenvattingen van de besprekingen. Soms bevat de lijst met genodigden mensen die als waarnemers worden vermeld.
Wat is een waarnemer?
Hoewel de exacte definitie van een waarnemer van de groep houden van de vergadering afhangen zal, is een nuttige definitie een vergadering waarnemer is iemand die niet officieel deel uit van de groep houden van de vergadering. Bijvoorbeeld, als debiteuren houden een vergadering en een vertegenwoordiger van informatie technologie (IT moest) bijgewoond, zou ze een waarnemer.
Wat is het doel van de waarnemer van een vergadering?
De reden om te bellen van een waarnemer in een vergadering zal afhangen van de doelstellingen van de groep. Sommige groepen wellicht input van een andere afdeling of groep en de waarnemer dient als een stem voor deze externe groep. De waarnemer misschien ook wel een stagiair en het bijwonen van de vergadering om te leren hoe te te leiden van een vergadering en/of record notulen van vergaderingen. Bovendien kon de waarnemer worden bijwonen van de vergadering om informatie te melden terug naar zijn afdeling op wat er in de vergadering plaatsvond.
Waarnemers deelnemen?
Sommige waarnemers misschien gewoon luisteren en notities over de vergadering, terwijl anderen een actieve rol in de vergadering spelen misschien. In het laatste geval is de waarnemer waarschijnlijk bijwonen om een ander perspectief aan de groep of het bieden van belangrijke informatie van een andere groep of afdeling. Zelfs als de waarnemer is de vergadering het verslag terug aan een andere groep kijken misschien ze vragen stellen ter verduidelijking aan de groep tijdens de vergadering.
Hoe is een waarnemer deelname vastgelegd?
Als de waarnemer neemt deel aan de vergadering, moeten vervolgens zijn opmerkingen worden opgenomen in de notulen van de vergadering. Notulen vergadering opnemen dus een samenvatting van het gesprek, de waarnemer opmerkingen moeten worden opgenomen in de samenvatting. Houd echter in gedachten dat de notulen niet zijn een opname van het gesprek, maar een record van wat werd bereikt tijdens de vergadering. Als zodanig, hoeft elke opmerking van een waarnemer niet te worden geregistreerd.
