Formele zakelijke brieven vereisen een specifiek protocol ongeacht wat de intentieverklaring. In de meeste gevallen moet een zakelijke brief beknopte en korte, meestal op één pagina passen. Terwijl moet u een duidelijke, formele schrijfstijl, er zijn verschillende gevallen waarin met afkortingen is geschikt om op te slaan zowel ruimte en tijd.
Voorvoegsels en Honorifics
Zowel prefixen en honorifics verwachting moet worden afgekort in de aanhef en elders in de brief. Bijvoorbeeld zou een zakelijke brief beginnen met "Geachte heer Johns," niet "Dear Mister Johns." De meervoudsvormen van alle voorvoegsels en honorifics zijn ook afgekort, zoals "Heren" voor meerdere mannelijke ontvangers en "Mses" voor meerdere vrouwelijke geadresseerden.
Bedrijfsnamen
Zowel het briefhoofd en de "inside adres" wil beschikken over de namen van de bedrijven--die van de afzender en de ontvanger. Het is wellicht niet geschikt voor het afkorten van enig deel van de bedrijfsnaam, tenzij de naam van het bedrijf is geregistreerd bij een afkorting. Bijvoorbeeld, als het bedrijf is geregistreerd als "Motts, Inc," u kunt "Inc" in de binnenkant adres zonder spelling uit "Incorporated." Evenzo doen niet vervangen door "&" voor "en" tenzij het deel uitmaakt van de bedrijfsnaam.
Adressen
In tegenstelling tot de voorzijde van een envelop, moet de staat worden nauwkeurig beschreven wanneer het deel uitmaakt van uw briefhoofd, kop- of binnenkant adres. Als de geadresseerde bedrijf in Seattle, de binnenkant is bijvoorbeeld adres luidt "Seattle, Washington 98101."
Gebruikte afkortingen
Een postscript, die een extra verklaring naar aanleiding van de afsluiting van een brief, wordt altijd uitgedrukt met de afkorting "PS" Als u extra documenten samen met uw brief opneemt, is het aanvaardbaar om aan te geven hen door het schrijven van "Behuizingen," gevolgd door het aantal documenten, of door verkortingsverhouding "Identiteitsknop" onder uw handtekening. RSVP is een aanvaardbaar afkorting wanneer u de geadresseerden reageren op uw brief aanvraagt.
Onderwerpen en typisten
Het onderwerp van een zakelijke brief mag worden vermeld hieronder de datum met de afkorting "Re" voor "Over", gevolgd door een korte verklaring van het onderwerp. Als een brief namens iemand anders is ondertekend, mogen de afkorting "p.p." worden gebruikt. Bijvoorbeeld, als een secretaresse een brief namens haar werkgever schrijft, kan de typist ondertekenen de brief en begeleiden haar handtekening "p.p." en haar werkgeefsterr naam toevoegen onder. De "p.p." staat voor de Latijnse uitdrukking "per procurationem." De afkorting "cc" traditioneel staat voor "carbon copy", maar kan ook betekenen 'hoffelijkheid copy'. In beide gevallen geeft het aan meerdere kopieën van een brief uit zijn verzonden en namen van de personen aan wie deze kopieën zijn verzonden.