Alle organisaties moeten goede recordbeheer, vanaf het moment dat records totdat ze worden verwijderd uit het systeem worden gegenereerd. Niet-bestaand of slecht geplande systemen lood moeilijkheid in het indienen en ophalen van records of gebrek aan efficiëntie bij het beheer van de stroom van informatie indienen. Ze kunnen ook juridische problemen als gevolg van verloren records of slordig bijhouden instellen. Goed ontworpen indiening systemen gebruiken alfabetische en numerieke en alfanumerieke gecodeerde etiketten, genereren van efficiënte recordbeheer en produceren meer professioneel uitvoeren organisaties.
Numerieke archiefsystemen uitgelegd
Numerieke indiening systemen nummers worden toegekend aan elk bestand of elke record met gegevens. Nummering konden worden getrokken uit de record zelf (dat wil zeggen, aankoop ordernummers), bestanden in volgorde van record generatie (van 1 tot 1.000) nummering, met behulp van sectionele nummering waarbij bestanden genummerd onder secties-- of categorieën--als 100, 200, 300, enz., behoren tot de specifieke onderwerp onderverdelingen of met behulp van decimalen (vergelijkbaar met het Dewey Decimale systeem). Numerieke indiening systemen bevat vaak een bestandsindex om hulp bij het ophalen van de record.
Organisatie en handhaving van de orde
Numerieke codering kunt verschuiven van hele delen van records met behoud van de juiste volgorde. Records zijn achtereenvolgens, van rechts naar links en van boven naar beneden geplaatst. Straight-numerieke bestanden worden geordend in opeenvolgende oplopende volgorde--laagste naar hoogste aantal. Duplex-numerieke bestanden hebben twee of meer aantal sets, gescheiden door streepjes, komma's of spaties, en ingediend door de opening Stel, gevolgd door opeenvolgende nummers. Chronologisch-numerieke systemen index bestanden per jaar, maand en dag. Terminal-cijfers-numerieke systemen kunnen voor het groeperen van bestanden op de planken, organiseren van bestanden door het laatste nummer (twee tot vier cijfers bestaan) als het primaire indiening element, en records achtereenvolgens door het laatste nummer, middelste getal, dan eerste nummer indienen. Plank ruimtevereisten zijn eenvoudig bepaald door records groeperen door numerieke secties--10s, 100s, 1000s van records per plank of rekken eenheid. Bovendien, wordt record organisatie verder aangevuld door het bestand indexeren.
Nauwkeurigheid
Hoogvolume indiening systemen--bestanden ontvangen en opnieuw geplaatst vaak--gecombineerd met gekleurde etiketten maken bestand ophalen en opnieuw rekken sneller en verwarring voorkomen waar het nummer in de reeks valt. In terminal-cijferige systemen, bijvoorbeeld, het laatste nummer is gecodeerd met een kleur, het middelste getal krijgt een aparte kleur en het eerste getal krijgt zijn eigen kleur. Als de eerste, middelste en laatste nummer verandert, doet de kleur. De kleur fungeert als een visuele aanwijzing snelheid en efficiëntie in depot te vergroten.
Indienen van snelheid
Numerieke archiefsystemen gecombineerd met kleurcodering verhoging record indienen en ophalen snelheid--zelfs wanneer een bestand ophalen verwijzen in een index om te identificeren van het dossiernummer betekent--omdat het bestand klerk een onmiddellijke bewustzijn van de locatie van het bestand door de bestandsgroep heeft. In geval van fusies van de organisatie, waar de individuele organisaties verschillende nummering systemen hebben, hoeft de numerieke codes niet te worden gewijzigd. Bestanden toevoegen aan het bestand kamer is sneller, omdat kleinere genummerde bestanden (6-cijferige) zijn geplaatst aan de linkerkant van de hoger genummerde bestanden (7 cijfers).
Vertrouwelijkheid
Numerieke indiening systemen positief kan identificeren specifieke records met behoud van vertrouwelijkheid, die vooral belangrijk in de medische, de klant en de werknemer records, is door het elimineren van een persoonlijke identiteit markers. Numerieke indiening systemen gemakkelijk aan HIPAA voorschriften voldoen.
