Wanneer u bij een spreekkamer aankomt ontvangt u niet de beste customer service die beschikbaar is. Er zijn een aantal dingen die gebeuren kunnen om uw bezoek en de klantenservice te verbeteren. De wachttijd kan worden lang in een aantal situaties. Het personeel in een spreekkamer moeten mensen zich meer welkom voelt en probeer niet te volledig negeren hen terwijl ze in de wachtkamer zitten helpen.
Kantoor Design
Het ontwerp van het Bureau van de receptioniste in een andere indeling. Een aantal receptionisten hebben vanaf hun bureau opstaan en mager naar dia een kleine glazen deur terug voor hen aan een klant spreken kan. Het kan helpen om het verwijderen van deze glazen deur indien mogelijk. Plaats de receptioniste bureau dichter naar de wachtkamer gebied waarmee patiënten toegang krijgt tot de receptioniste. Dit geeft hen de mogelijkheid om te chatten met de secretaresse in een minder formele manier.
De meest capabele persoon kunt huren. Het kantoor van een dokter moet een receptioniste die deskundig, vriendelijk, beleefd en professioneel is. De receptionist moet ook hebben een uitzonderlijke persoonlijkheid en houding en worden een volk persoon bent dat houdt om te communiceren met klanten. Er zijn veel mensen die artsen veranderen zullen, omdat ze niet het gevoel de receptionist was knap of vriendelijk en ze niet willen om te gaan met deze persoon, telkens als zij de spreekkamer bezoeken.
De klanten met een glimlach begroeten wanneer zij eerst aankomen en hen vragen hoe u van dienst kan zijn. Nadat de klant reageert, geef hem of haar het Klembord met het papierwerk en vraag hen om Vul het. Vertellen de klant, "Aarzel niet om vragen te stellen" als er iets is op de vorm die ze niet begrijpen.
Gaan in kleine praten, terwijl de klant is die het formulier invult. De receptioniste kan spreken over het weer en vragen over hun gezin, terwijl de klant is het invullen van het formulier. Dit maakt patiënten op hun gemak voelen en meer ontspannen over het bezoeken van een spreekkamer. Het maakt ze het gevoel dat iemand cares over hen.
Wanneer de patiënt terugkeert het ingevulde formulier bedanken hen en laat hen weten dat de dokter met hen binnenkort zal. Laat de klant weten dat het niet lang zal zijn. Klanten weten dat ze hebben een of twee patiënten te wachten voor hen wordt het wachten meer draaglijk. Als de wachttijd is gonna be ongewoon lange, laat ze weten wat de reden voor de vertraging. Verzeker hen dat de arts zal binnenkort met hen.
Dank van de klant voor wachten. Wanneer de arts beschikbaar, ga naar de wachtruimte en de klant bedanken voor zijn aanwezigheid zo geduldig en laat hem of haar weten dat de dokter klaar is. Wanneer spreken met de klanten, hun namea gebruiken Begeleiden hen naar het kantoor van de dokter.
Begroet de klant bij aankomst. Wanneer de arts de kamer waar de patiënt is treedt, moet hij begroet hen door naam en excuses voor het wachten. De arts moet vragen wat brengt de patiënt vandaag en gaat u verder met de patiënt in een professionele en hoffelijke wijze te helpen. Na de diagnose, moet de patiënt worden verteld wat te doen voor hun specifieke probleem. Patiënten moeten worden geïnformeerd om te bellen het Bureau als ze zich zorgen voor het volgende bezoek. Laat de patiënten weet ze een woord met de receptioniste kunnen verlaten en de oproep onmiddellijk zullen worden geretourneerd. De klanten bedanken voor het bezoek.
