Voor een beginner, kan die een afschrift van het college voor de eerste keer bekeken, leiden tot verwarring en zelfs frustratie. Omdat een bestuursorgaan die het uiterlijk van college afschriften bepaalt niet bestaat, elke instelling voor hoger onderwijs is toegestaan om te kiezen hoe en wat moet worden weergegeven op een student academische record. Ondanks dit zijn er veel raakvlakken over afschriften, die worden hieronder besproken.
Algemene verschijning
Een student academische record is vergelijkbaar met een werkblad, over het algemeen gepresenteerd met posten gedeeld door semesters of kwartalen. De naam van de school, de student volledige naam, geboortedatum, en id-nummer van de sociale zekerheid of student zijn ook opgenomen bij de bovenkant van het transcript op de eerste pagina. Een officiële school zegel en een stempel, waaruit blijkt dat het afschrift officiële of onofficiële is, ligt ook ergens op de student transcript. Ook de handtekening van de griffier van de verzendende Universiteit normaal vindt u op de onderkant rechterkant van het document. Normaal als een afschrift van het college is niet ondertekend door de griffier of van een school zegel is niet inbegrepen, worden het transcript beschouwd als onofficiële. Een onofficiële transcript worden meestal niet gebruikt voor advisering of registratie doeleinden behalve verzachtende omstandigheden.
Rangen
Rangen bevinden zich normaal direct naast krediet uren (aantal credits ontvangen per klas) en de titel van kursus. Letters zijn de norm, maar sommige afschriften een numerieke systeem gebruiken. Dit geldt met name voor buitenlandse afschriften. Er kunnen ook brieven op de afschriften die u niet met de kwaliteiten, zoals W, R en ik associëren. Deze staan normaal voor terugtrekking, herhalen en onvolledig.
Geprobeerd vs. verdiende uur
Als een student zich in een cursus inschrijft maar niet in staat tot het voltooid is, zullen de eerste keer ze neemt het tellen als een poging. Als ze het weer neemt, zal het tellen als een tweede poging. Elke school is anders, en veel scholen tellen niet herhaalde cursussen in de grade point average, maar ze worden weergegeven op de transcript en het aantal uren geprobeerd. Dit is de reden waarom begrijpen dat het verschil tussen poging tot en verdiende uur is belangrijk. Een student zal alleen hebben verdiend uren voor cursussen met succes is voltooid.
Rang-punt-gemiddelde (GPA)
Scholen hebben doorgaans verschillende GPAs vermeld. De belangrijkste GPA is cumulatief, toont een algehele GPA per semester of kwartaal. Dan getoond op het einde van de transcriptie is de laatste cumulatieve GPA. Een overdracht GPA kan ook worden opgenomen als de student cursussen van de ene instelling naar de andere overgedragen heeft.
Aanvullende overwegingen
Vaak een afschrift krijgen een legende afgedrukt op de achterkant of de onderkant waarin wordt uitgelegd wat elke graad betekent en hoeveel kwaliteit punten zal worden beoordeeld per rang (bijvoorbeeld een B is 3 punten, een A is 4 punten, enzovoort). Merk ook op dat als gevolg van de moderne technologie, vele transcripties nu elektronisch verzonden zijn, zodat het formaat en de opgenomen informatie enigszins van de oorspronkelijke harde kopie afschriften afwijken kunnen.
