Communicatie en informatiebeheer is essentieel voor het succes van het moderne bedrijfsleven. E-mails zijn perfect voor het verzenden en opslaan van belangrijke informatie. E-mail medewerkers gebruiken voor zowel interne als externe communicatie. Daarnaast kunnen e-mail inboxes handig voor het opslaan van grote hoeveelheden meegedeelde informatie. Alle gebruik van deze e-mail heeft echter nadelen. Volgens een artikel van mei 2005 in de "Wall Street Journal", onethisch misbruik van bedrijf e-mail geleid tot een geschatte verlies van 138 miljard dollar per jaar. Om te minimaliseren van dergelijke verliezen, hebben ongeveer 25 procent van de bedrijven ten minste één werknemer voor onethische e-mail misbruik ontslagen.
E-mailadres en de wet
De CAN-SPAM act van 2003 gaf juridische parameters om e-mail gebruik probleem dat tot dan toe alleen inzake ethiek debat geweest was. Schending van de CAN-SPAM wetten kan leiden tot boetes tot $16.000 per incident van incompatibiliteit. E-mails zijn uitgesloten van misleiding in moeite kopteksten en onderwerpregels. E-mails die advertenties zijn moeten als zodanig worden geïdentificeerd. E-mailafzenders moeten ontvangers wie ze zijn en waar ze van op de hoogte. Massa e-mailsystemen moeten bieden een manier voor de ontvanger hun regelmatige e-mail afmelden, en ze moeten eren die onmiddellijk een-out opt. Tot slot, ondernemers zijn verantwoordelijk voor de illegale e-mail schendingen van hun directe en gecontracteerde medewerkers.
Onethisch E-mail misbruik
De gevolgen van onethisch e-mail misbruik gaan veel verder dan de wettelijke implicaties. Echt alles dat is geschreven in een e-mail en verzonden kan publieke kennis worden. Neem bijvoorbeeld het geval van Harvard Law student Stephanie Grace. Haar racistische e-mail aan een vriend die uiteindelijk doorgestuurd naar de zwarte Law Students Association, die op zijn beurt wenst dat Grace toekomstige werkgever (California's Ninth Circuit Court Judge Alex Kozinski) te ontbinden haar jobaanbieding. De racistische e-mail reageerde ook slecht op Harvard Law school, waarin wordt gevraagd de decaan om een verklaring aan de kaak stellen de e-mail release. Genade deed niets illegaal, maar de vertakkingen van haar onethisch e-mail waren enorm, zowel voor zichzelf en voor haar instelling. Andere exemplaren van e-mail misbruik zou kunnen zijn met het gebruik van bedrijf e-mail of bedrijftijd voor persoonlijke e-mails.
Werkplek E-mail beleid
Voor juridische, ethische, productiviteit en reputatie doeleinden, ongeveer 83 procent van de bedrijven hebben een "acceptable-use" e-mail beleid. Deze e-mail beleid bestaan meestal uit een overzicht van wet, richting voor het gebruik van bedrijf e-mail en richtingen passende mededeling. Werknemers bent vaak uitgesloten van het gebruik van e-mail om te kwellen, onbeleefd "grap" e-mails doorsturen en onzorgvuldig met inbegrip van vertrouwelijke informatie. Veel beleid omvat ook bepalingen die het dicteren van het gebruik van bedrijftijd voor persoonlijke e-mailen.
Ethiek van anonimiteit, Privacy en veiligheid
Het is mogelijk om anoniem verzenden van een e-mail van een niet-identificeerbare e-mailaccount. Hoewel dit technisch illegale onder de CAN-SPAM act, is het onwaarschijnlijk dat wetshandhaving zou de tijd nemen om sporen van een enkele anonieme e-mail, tenzij het dreigde overdreven. Aan de andere kant, kunnen e-mails die worden verzonden met een id publiek geheim dat over de afzender en de afzender bedrijf nadenken zal geworden. Dennis Hughes van de FBI zei eens: "de enige veilige computer behoort dat unplugged, opgesloten in een kluis, en begraven 20 voet onder de grond op een geheime locatie... en ik ben niet zelfs te zeker over die ene." Als elke computer kan worden gehackt, kan dan geen e-mail worden openbare. De meest ethische keuze ten aanzien van e-mails is nooit e-mail iets (anonieme of anderszins) dat is onjuist, illegale of beledigende.
