Rekeningen te betalen records zijn belangrijke documenten voor een individu of bedrijf. Idealiter moet uw bedrijf implementeren een opslag of opbergsysteem waarmee eigenaars en ander personeel om op te halen van de ontvangsten en de records voor activa en rekeningen wanneer nodig. Terwijl uw bedrijf zich niet hoeft te houden van de rekeningen te betalen records permanent, moet het houden ze voor ten minste 10 jaar.
Een decennium van Records
Hoe lang moet je uw bedrijfsrecords in het bestand is afhankelijk van de actie, de kosten of de gebeurtenis de document records, volgens de Internal Revenue Service. Documenten die betrekking op transacties en betalingen hebben moeten worden bewaard gedurende ten minste tien jaar, volgens financiële Web. Dergelijke documenten omvatten bank verklaringen, contracten, rekeningen en schulden records en controles geannuleerd.
Effectief bijhouden rotsen
De belangrijkste reden om te houden van de rekeningen te betalen records is als iemand een vraag over een verkoop of een oude contract heeft. In dergelijke gevallen moet u zitten kundig voor zoek items met betrekking tot de verkoop of het contract in een tijdige wijze. Toegang hebben tot de rekeningen te betalen records is ook belangrijk in het geval een klant of medewerker klaagt uw bedrijf.
De IRS gelukkig houden
De IRS suggereert vasthouden aan records die steun een item van inkomens- of inhoudingen op een belastingaangifte tot de periode van beperkingen voor die terugkeer opraakt, die de periode waarin u uw BTW-aangifte te beweren een creditering of restitutie kan wijzigen. Dit betekent dat u moet rekeningen te betalen records beschikbaar zodat u aan het document kan winnen of het verlies op een verkoop- of buitengebruikstelling van een activum gedurende de periode waarin het actief in dienst blijft. Daarna, moet u alle records en ontvangsten met betrekking tot het actief voor nog eens drie jaar, volgens QBalance.com.
Meer dan Recordkkeeping
Om ruimte te maximaliseren en minimaliseren van mogelijk verlies van records uit de brand, diefstal of vernietiging, wenst uw bedrijf te gaan papierloze. Door rekeningen te betalen records naar een elektronisch depot systeem, kan uw bedrijf administratieve kosten en het personeel tijd verminderd. Programma's zijn online beschikbaar en lokaal op kantoor aanbod winkels. Vergoedingen van toepassing, en variëren afhankelijk van het programma. Geautomatiseerde rekeningen te betalen systemen bieden vaak elektronische facturering, betalingsdiensten en online tracking/rapportage.
