Een weigering van de creditnota moet dus duidelijk dat er geen verdere correspondentie nodig is. Op hetzelfde moment, juiste taalgebruik en maak niet elke informatieverschaffing die toekomstige rechtszaken kunnen veroorzaken. Extra zorg en het maken van een memo waarmee een positief beeld van u en uw organisatie.
Gebruik de voorkeursindeling van uw bedrijf bij het maken van een koptekst voor uw memo. Vermeld de volgende informatie: datum, de afzender, de ontvanger (s), de cc (carbon copy; kopie), de bcc (blind carbon copy; kopie) en de onderwerpregel. Omdat krediet zo'n gevoelig onderwerp is, beperk het aantal mensen die, cc of bcc ontvangt exemplaren. Gebruik een eenvoudige zin voor de onderwerpregel, bijvoorbeeld "Kredietaanvraag."
De eerste alinea van de memo als een buffer gebruiken. Begin met een neutrale instructie zoals een compliment of een expressie van waardering. Bijvoorbeeld, "dank u voor uw brief van 12 September een verhoging van uw kredietlimiet aanvragen" of "je bent een gewaardeerde klant en wij waarderen uw bedrijf in de afgelopen zeven jaar."
Beschrijf de belangrijkste redenen voor het weigeren van krediet in de tweede alinea. Verwijzen naar bedrijfsbeleid en tonen duidelijk aan dat de toepassing werd serieus overwogen. Bijvoorbeeld, "ons onderzoek blijkt dat de werknemersstatus van uw en uw financiële positie unstable op dit moment." Gebruik de passieve stem aandacht te richten op acties in plaats van persoonlijkheden. Worden bijvoorbeeld, "uw aanvraag kan niet verwerkt deze maand" in plaats van "We niet uw toepassing deze maand verwerken."
Vermijd uitgangen die ingeblikt of onoprecht klinken. Bijvoorbeeld, "als u vragen hebt, aarzel niet om contact met mij." In de derde alinea, personaliseren van de sluiting met informatie over alternatieven of aanwijzingen geven over hoe de ontvanger zijn krediet kan verbeteren. Wees voorzichtig niet om valse verwachtingen wekken.
Uw memo zeer zorgvuldig proeflezen. Gebruik een woordenboek en een schrijfstijl boek te controleren alle spelling, grammatica en interpunctie. Controleer de Toon van de memo. Vraag van een collega of een mentor aan het hardop lezen van de memo. Denk na over het te hard klinkt of heeft vage taal. Onthoud, credit is een gevoelig onderwerp. Breng de noodzakelijke wijzigingen voor het afgeven van de memo.
