Op veel werkplekken dienen memoranda als een handige en effectieve middel om te communiceren. Door vragen te beantwoorden in een memorandum, in plaats van in face-to-face communicatie, kunt u verhogen van het aantal werknemers dat uw antwoord bereikt zowel werknemers voorzien van een fysieke of elektronische document om te verwijzen naar later mogen ze het antwoord dat u gaf. Om ervoor te zorgen dat uw memo zo effectief mogelijk is, opmaken van uw communicatie goed en zorgvuldig samengesteld met uw publiek in gedachten.
Koptekst voor een memo te maken. Omvatten de "datum:" gevolgd door de volledige datum waarop u uw memo, afgeven "aan:" met een verklaring die u verzendt de nota aan, "van:" met uw naam, en "onderwerp:" met een beknopte beschrijving van het onderwerp. Als de voorbereiding van uw memorandum via e-mail, zal deze rubriek al wellicht in de plek voor jou. Als het typen van uw memo, plaatst u al deze informatie bij de bovenkant van de memo, links uitgelijnd.
Plaats de vraag in de onderwerpregel. Als de vraag die je bent aanpakken overdreven lange was, condenseren het door het te verkorten tot een zin samengevoegd uit twee of drie betekenisvolle woorden. Als u van plan om meer dan één kwestie in uw memorandum, het onderwerp van de vragen een lijst, gevolgd door "Q&A" waarschuwing werknemers aan de inhoud van de memo. Door het plaatsen van deze vraag of de Q&A-notatie in de onderwerpregel, kunt u gemakkelijker voor medewerkers om te vinden de memo moeten ze nodig hebben om te verwijzen naar het later.
Antwoord op de vraag of vragen bondig maar duidelijk. Werknemers willen de antwoorden op hun vragen, niet uitgebreid wandelen. Door het bijhouden van uw antwoord duidelijk en korte, kan u de kans dat lezers kunnen begrijpen van het antwoord en doeltreffend op het reageren verhogen.
De medewerkers vertellen wie ze moeten contact opnemen als ze aanvullende informatie nodig. Als u wilt om op te helderen elke verwarring met betrekking tot de vragen uzelf, vraag hen om u te spreken. Als er een andere afdeling binnen uw bedrijf dat zou beter geschikt zijn voor het beantwoorden van de vragen over het onderwerp, vertel uw medewerkers om te verwijzen naar een specifiek individu binnen deze afdeling, en neem dit individuele de contactgegevens.
