Veel zakelijke bijeenkomsten zijn essentieel voor communicatie en management, volgens een artikel over "Business ballen." Echter, mensen dread vergaderingen zij waarnemen te inefficiënt, ongeorganiseerde en afval van tijd. Voordat u de uitnodiging voor de volgende vergadering verstuurt, kunt een checklist vergadering voorbereiden. Dit soort hulpprogramma helpt bij het stroomlijnen van de doelstellingen van de vergadering en nodig deelnemers en acties te identificeren.
Pre bijeenkomst Checklist
Meest succesvolle vergadering planners vooraf te plannen alle activiteiten van de vergadering en items voor het verzenden van uitnodigingen. Pre vergadering activiteiten omvatten het kiezen van een geschikte dag en tijd voor vergadering, reserveren van de locatie van de vergadering (zoals een vergaderruimte, evenementenhal of privé restaurant kamer) en beslissen wie moet worden tijdens de vergadering. Vele vergaderingen uitstappen track doordat gewoon niet essentieel besluit makers aan de tafel of door het hebben van teveel eigenwijs deelnemers die iedereen gooien off het hoofdonderwerp. Andere essentiële items voor de pre bijeenkomst checklist zijn voorzien van de agenda van de vergadering, met termijnen voor elke sectie of het onderwerp van de vergadering; alle presentatie tools, waaronder laptop verbindingen, telefonische telefoonlijnen en hand-outs; en lunch of hapjes. Meeste vergadering planners ook wijzen een vergadering notulist op dit moment.
Bijeenkomst Checklist
Wanneer de vergadering begint, gebruik meest efficiënte vergadering leiders een checklist om ervoor te zorgen geen agenda-items worden gemist of vergeten. Controlelijst items omvatten het nemen van een hoofdelijke van genodigden voor een vergadering, herziening van de laatste vergadering notities en duidelijke omschrijving van de huidige vergadering agenda. De meeste vergaderingen omvatten de definitie van een probleem, brainstormen van oplossingen, stemmen op oplossingen en de oplossing van het probleem. Veel leiders van de vergadering items bevatten zoals "zorg ervoor dat u vragen en adviezen ontvangen alle deelnemers," met name wanneer zij hebben andere vocale, eigenwijs genodigden. Zorg ervoor dat de volgende stappen vóór het einde van de vergadering te bespreken.
Na de vergadering Checklist Items
Meestal zijn er verschillende acties te nemen na een vergadering en een vergadering checklist kan helpen om ervoor te zorgen is niets vergeten of over het hoofd gezien. Sommige van de checklist na de vergadering items bevatten typen van de vergadernotities, distributie van de notities en volgende stappen opvolgen. Sommige volgende stap items bevatten onderwerpen grondiger onderzoek, ontmoeting met extra aandeelhouders of een datum voor een vervolgbijeenkomst. Andere voorbeelden van dit soort artikelen zijn het creëren van een task force, krijgen feedback van de deelnemers aan de vergadering en communiceren van alle belangrijke beslissingen naar de rest van het bedrijf.
