Boekhouding is een gedetailleerde bedrijfsfunctie waarin bedrijven opnemen, rapporteren en analyseren van financiële transacties. Deze informatie biedt doorgaans ondersteuning voor managementbeslissingen en investeringsbeslissingen voor externe zakelijke belanghebbenden. Boekhoudkundige informatie meestal vereist documentatie voor bereid boekhoudkundige rapporten en verklaringen. Deze documentatie ondersteunt van de boekhoudkundige gegevens en biedt een individu met meer documenten of cijfers te beoordelen van het verslag.
Handleidingen
Boekhoudkundige handleidingen document de specifieke beleidsmaatregelen en procedures die een onderneming volgt bij het verwerken van financiële gegevens. In de Verenigde Staten zijn algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) de meest gezaghebbende boekhoudnormen. Een GAAP is beginselen gebaseerde, wat betekent dat bedrijven een zekere mate van latitude wanneer toepassing van de beginselen van de financiële informatie van hun bedrijf. Echter maken bedrijfseigenaren en managers meestal een handleiding om ondersteunende documentatie te verstrekken over de specifieke methoden die ze gebruiken bij de toepassing van de GAAP. Beursgenoteerde ondernemingen moeten ook deze informatie in hun financiële verslagleggingen vrijgegeven aan het publiek bekendmaken.
Transactie-informatie
Bedrijven vereisen vaak een bepaalde hoeveelheid informatie of documentatie voor andere financiële transacties. Bijvoorbeeld factureren rekeningen te betalen griffiers omvatten gewoonlijk een inkooporder ontvangen ticket en leverancier bij het aanvragen van de eigenaar van de handtekening voor een controle. Deze documentatie helpt eigenaren begrijpen het doel van de controle en controleert u of de nauwkeurigheid en geldigheid. Andere transacties vereisen vergelijkbare documentatie voor transacties van de boekhouding. De datum, het bedrag, het doel van de transactie, de handtekening van de bereider, vergunning handtekening en andere informatie kan nodig zijn voor de grondslagen voor financiële transacties zijn.
Controlespoor
Een audittrail is vaak de meest gebruikelijke procedure van de documentatie bij de administratieve verwerking. Audit trail informatie helpt mensen zien hoe de boekhoudafdeling financiële en boekhoudkundige transacties voltooit. Geautomatiseerde boekhoudsystemen hebben de audit trail proces versterkt, omdat de meeste systemen opnemen een datum/tijdstempel detaillering van de opname van transacties. Andere audit trail procedures omvatten het verstrekken van de eerste transactie document, handgeschreven notities met betrekking tot wiskunde cheques of andere berekeningen, dagboek entry exemplaren en een stempel die transactie ontvangst door de vennootschap of de vermelding in het accounting-grootboek aangeeft.
