Voor het onderhoud van het juiste systeem instellen e-mail beheerders vaak opslagbeperkingen op afzonderlijke e-mailaccounts zodat ze niet meer dan een vooraf bepaalde grootte. Bijvoorbeeld, kan uw e-mailprovider of beheerder hebt ingesteld een limiet op de opslagcapaciteit voor uw postvak in megabytes (MB) of gigabytes (GB). Zodra u dat capaciteit bereiken, zal uw e-mailbeheerder uw vermogen om te verzenden of ontvangen van e-mailberichten waarschijnlijk opschorten. Gelukkig, meestal kunt u uw e-mail vrij gemakkelijk door het verminderen van de grootte van uw postvak en de volgende aanbevolen procedures voor het beheren van uw e-mails gaan vooruit.
Controleer de maximale grootte voor uw postvak en de huidige grootte in megabytes of gigabytes. Kijk voor deze informatie onder het menu "Tools" of "Accountinstellingen", afhankelijk van uw e-mailprovider. Bijvoorbeeld, kijk onder 'Tools' dan "Postvak opruimen" in Outlook 2007 de huidige bestandsgrootte van alle e-mails in uw postvak van Outlook 2007 weergeven. Deze informatie gebruiken om te bepalen van de totale grootte door die u wilt uw postvak te verminderen.
Verwijder berichten uit uw postvak om de totale grootte te verminderen. Zoeken naar berichten die u niet moet u in de toekomst. Doorloop elke map in uw postbus, die bevat mappen zoals "Verzonden berichten," "Opgeslagen berichten," "Junk Mail" of aangepaste mappen die u hebt gemaakt. Tijd besparen door gebruik te maken van alle functies die uw e-mailprovider biedt om te zoeken naar berichten met grote bestandsgrootte. Zie als uw e-mailcliënt biedt de mogelijkheid om te sorteren op verschillende kenmerken, zoals de afzender naam of onderwerp, zodat u kunt identificeren en verwijderen berichten sneller. Zoekt u een bijlagepictogram (meestal een paperclip) waarmee u kunt sorteren misschien en groep berichten met bijlagen. Verwijderen van berichten met bijlagen die u niet langer nodig hebt, als bijlage aan de grootte van uw postvak aanzienlijk toevoegen kunt.
Open de map "Verwijderde Items" of het equivalent daarvan in uw postvak. De berichten verwijderen van uw Verwijderde Items; veel e-mailclients nodig dat deze tweede stap onmiddellijk en permanent verwijderen van berichten. Speciale stappen vereist voor het permanent verwijderen van berichten in uw specifieke e-mailclient. In Outlook 2007, moet u bijvoorbeeld berichten verwijderen uit uw postvak in met de sleutels Shift + Delete op het toetsenbord als u de quotumlimiet hebben overschreden in uw postvak.
Probeert te verzenden en ontvangen van e-mailberichten opnieuw. Log uit en log in naar uw mailbox, indien nodig. Zodra u hebt bevestigd dat uw mogelijkheid om e-mail te verzenden is hersteld, start u de aanbevolen procedures te volgen voor het beheren van uw e-mail. Het opslaan van berichten naar persoonlijke mappen opgeslagen op uw lokale netwerk, in plaats van in uw e-mailaccount. Snel berichten die u niet nodig om in de toekomst toegang te verwijderen. Controleert regelmatig de grootte van uw postvak om ervoor te zorgen dat het niet haar limiet nadert.
