De facturatie systeem is het hart van de zakelijke rekeningen vorderingen. Facturen zijn bereid op basis van producten of diensten die verkocht. Gegevens uit de factuur corresponderen met verkoopdagboeken, klanten accountrecords, accounts receivable saldi en cash account tijdschriften, onder andere zakelijke bescheiden.
Handmatige en elektronische
Softwaresystemen die worden gebruikt voor facturering vereist het kleinbedrijf initiële gegevens voor afdrukken facturen in te voeren. Elk systeem vraagt verschillende variabelen en zal de gebruiker over wat nodig is. Het systeem zal vervolgens elektronisch integreren de gegevens debiteuren. Daarentegen bij het opzetten van een handmatig systeem, beslist de kleine bedrijven eigenaar of boekhouder wat nodig is en formuleert dit als onderdeel van het boekhoudsysteem dienovereenkomstig. Ongeacht of de kleine onderneming biedt services of producten verkoopt, is een van de voorbereidende stappen bij het opzetten van een facturatie systeem om te bepalen wat op te nemen op de factuur naast deze basics als contact informatie.
Nummeringssysteem
Elke factuur moet een uniek identificatienummer, gebaseerd op de chronologische volgorde van verkoop of door Klantnummer bevatten. Hoe dan ook de kleine bedrijven eigenaar kiest, deze unieke nummers kunnen worden gebruikt om te verwijzen naar een bepaalde factuur in de toekomst.
Factuur lichaam
Onder de sectie Beschrijving van de factuur wil de boekhouder gespecificeerde informatie toevoegen, zodat de klant precies wat de factuur documenten weet. Een factuur voor de service die gewoon staat "service call" is bijvoorbeeld te vaag voor de klant of kleine bedrijven te gebruiken voor latere referentie. Echter, als de beschrijving iets meer specifieke zoals zegt "Changed filters; gereinigd ventilatoren; getest ontsteking,"zowel de klant als de dienstverlener weet precies de verrichte werkzaamheden. Als de kosten per dienst of per uur, dit detail moet worden opgenomen in de beschrijving. Wanneer de factuur voor producten is, hoeveelheden en prijs per eenheden opnemen. Deze informatie komt overeen met de posten in het verkoopdagboek.
Kredietvoorwaarden
Het bepalen van de credit voorwaarden klanten zal worden aangeboden en neem dit op de factuur. Bijvoorbeeld, als de betaling wordt onmiddellijk verwacht, de factuur moeten de notatie "Netto verschuldigde na ontvangst." Tijdens het verkoopproces, als de klant werd verteld dat hij zou hebben 30 dagen te betalen, nemen dit als de vervaldatum van de factuur.
Waardoor het allemaal samen
De facturatie systeem is voltooid wanneer het past de juiste plaats in het proces van de boekhouding. Nadat de facturen zijn opgesteld, is het tijd voor het verzamelen van debiteuren. Één exemplaar van elke factuur is verstuurd naar de klant en het bedrijf behoudt één exemplaar. Het gefactureerde bedrag wordt geboekt naar de klantenrekening in het verkoopdagboek. Wanneer de betaling is ontvangen, wordt het bedrag afgetrokken van de klantenrekening in het verkoopdagboek en toegevoegd aan de bedrijfsrekening voor contant geld. Aan het eind van de maand, de eigenaar van de kleine bedrijven de boekhouding te merken eventuele openstaande facturen kunt bekijken en de noodzaak in om betaling, zoals het verzenden van een kopie van de factuur follow-up gemarkeerd "achterstallig."
