Hosting van een conferentie kunnen een spannende onderneming. Echter, als u zich niet aan de begroting goed voor uw evenement, uw opwinding kan snel omslaan in stress en potentiële ramp. Voorbereiding en een scherp oog op verwachte kosten en inkomsten zal houden u van me af vóór, tijdens of na de conferentie of u genoeg geld hebt ter dekking van de kosten van het evenement.
Maak een lijst van de categorieën van de uitgaven en inkomsten voor uw conferentie. Deze lijst zal variëren per gebeurtenis maar moet omvatten items zoals faciliteit verhuur vergoedingen, gast spreker vergoedingen of honorariums, entertainment, horeca, marketing, decoraties, papier en drukkosten, veiligheid en verzekering. Inkomen zal omvatten dingen zoals de inschrijfgelden en sponsoring van de vergadering.
Maak een voorlopige begroting op basis van het aantal deelnemers verwacht en kostenramingen. Noteer het maximale bedrag dat u denkt dat u kunnen besteden voor elke categorie. Wanneer het neerschrijven van het bedrag, ook Opmerking welke categorieën uitgaven die "opgelost worden" of "variabele". Vaste uitgaven zal moeten een set prijs variabele kosten zijn die kunnen schommelen op basis van aanwezigheid. Een voorbeeld van vaste kosten zijn verzekeringen, spreker vergoedingen en faciliteit verhuur vergoedingen. Een voorbeeld van variabele kosten zijn de kosten van registratie materialen of van eet- en drinkgelegenheden.
Stel een voorlopige registratie fee voor uw conferentie. Als u voorhanden hebt, het aantal mensen die aanwezig waren op de vorige conferentie gehost door uw groep, gebruik dat als een basislijn bij het schatten hoeveel mensen zullen deelnemen aan deze conferentie.
Bij het bepalen van de vergoeding, zorg ervoor dat de registratie bedrag, vermenigvuldigd met het aantal gasten, kosten zoals papier dekt en drukkosten voor de genodigden Welkom packet, badges, maaltijden en drankjes. Het moet ook de vaste kosten, zoals huur en sprekers kosten dekken.Bereken uw verwachte inkomen en voor te bereiden om aan te passen als de inkomsten en uitgaven doen niet is uitgelijnd. Bijvoorbeeld, als u verwacht dat $20.000 aan inkomen en 22.000 dollar kosten, kijken naar manieren waarop kunt u bijsnijden kosten, beginnend met de variabele kosten. Dat zou kunnen betekenen dat iets van een welkomstgeschenk elimineren als de genodigden controleren of overschakelen van een warm ontbijtbuffet met een continentaal ontbijt.
Voltooi uw budget nadat u registratie totalen hebt. Verdeel uw totale kosten door de kosten van registratie om te bepalen hoe talrijk zijn nodig om een winst te worden gemaakt of zelfs te breken. Bijvoorbeeld, als uw kosten 22.000 dollar en je een inschrijfgeld van $35 per persoon hebt, moet u 629 genodigden om uw kosten te dekken. Als u nog geen voldoende deelnemers, moet dan u uw uitgaven om te bepalen aantal de verdere bezuinigingen die u aanbrengen kunt in het verlagen van kosten bekijken.
