De sleutel tot het schrijven van sterke procedures en beleid is dat de documenten stijf genoeg aan de regels van de organisatie, maar flexibel genoeg is om gemakkelijk, meestal zonder afwijking worden gevolgd als u alle beetjes documenteren moet te kunnen veer buiten uw ontworpen paden document. Hoort u procedures en beleid SOPs, of Standard Operating Procedures, in een groot aantal organisaties genoemd. Deze documenten vormen de ruggengraat van een organisatie, dus ook het schrijven van hen helpen zal houdt het bedrijf op pad en zorgt ervoor dat standaardprocedures door alle medewerkers dezelfde manier uitgevoerd. Als u binnen een gereglementeerde industrie werkt, zoals farmaceutische of biotechbedrijven, sterke SOPs zijn cruciaal voor het succes van uw bedrijf als de voedsel en Drug Administration kijkt naar deze documenten eerst in een controle.
Opstellen van een overzicht van de procedures en beleid de behoeften van uw organisatie. Maken van een korte schets van procedures en beleid zal helpen u organiseren van uw schrijven. Het beleid en de procedures per afdeling groeperen, kunt u uw gedachten organiseren. Het overzicht met de belangrijkste documenten aan het begin organiseren zodat u aangeven welke de opstelling van de SOP's prioriteit kunt. Immers, je moet ergens beginnen en beginnen met de belangrijkste betekent dat deze ten minste zal worden gedaan. U wellicht opnieuw deze eerste documenten nadat ondersteunende SOPS zijn geschreven. Het is noodzakelijk dat SOPS niet strijdig zijn met elkaar.
Breken de afzonderlijke procedures en het beleid in de verschillende taken die betrokken zijn bij de voltooiing van elk document. In het overzicht, sub taken voor elk document zodat de stappen heldere, logische zijn en toevoegen in volgorde. Op deze manier schrijven de documenten bijna zelf. Zorg ervoor dat al in alleen de breedste stappen toevoegen. Als u uw SOPS te gedetailleerd schrijft, is er te veel van een kans op afwijkingen. Niet een goede zaak.
Interview de medewerkers die de taken uitvoert. Vergeet niet de waardevolle inbreng van de werknemers momenteel bezig met de taken. De SOP's moeten worden documenteren hoe dingen worden gedaan en deze zijn de mensen op de hoogte. Dus vragen niet de managers en de werknemers te doen sommige ontwerpen van conceptdocumenten. Ze kunnen altijd worden versterkt door een technisch schrijver.
Vul in het overzicht met meer gedetailleerde procedures voor uw medewerkers te volgen. Het is best practice eenvoudig te houden het bij het schrijven van beleid en procedures. Het ook algemeen aanvaard praktijk te schrijven op de vijfde klas US level - dit betekent dat een vijfde grader moet kunnen lezen en begrijpen elk woord.
Beslissen over wie af te op de procedures en het beleid tekenen zal. Aftekening moeten sommige namen van hoog niveau houden, zodat de bazen zich bewust zijn van hoe de dingen worden gedaan. Sommige organisaties uitgevoerd elke beleid en de procedure via de human resources afdeling of hun juridische tak om ervoor te zorgen dat geen wetten zijn gebroken.
Bel een evaluatievergadering om te verzamelen van alle ondertekenaars op één kamer te bespreken van het beleid. Indien überhaupt mogelijk, krijgen alle samen op één kamer partijen te hebben wordt een discussie over een specifiek beleid het document naar voren verplaatst in een veel sneller tempo dan passeren het rond en vragen voor opmerkingen. Als je echt wilt om dingen te versnellen op, stel een doel van het hebben van de SOP afgetekend aan het einde van de vergadering.
Teken, datum, versiebeheer en circuleren de gefinaliseerde procedures en beleid. Overwegen elke werknemer een Medewerkershandboek die kan zo nodig worden bijgewerkt met de herziene documenten. In feite, maken een beleid en een procedure voor de behandeling van de notebooks, met inbegrip van controle van de werknemer handboeken regelmatig om ervoor te zorgen dat alle medewerkers up-to-date.
Bekijk de bestaande goedgekeurde SOPs op een schema. Elke SOP moet worden herzien, jaarlijks of, ten minste tweemaal per jaar om er zeker van de de praktijken en het beleid zijn niet veranderd. Zorg ervoor om verse handtekeningen en data zodat, indien gecontroleerd, er een duidelijke papieren spoor van vorige versies is.
- Standaard procedures zijn vaak over het hoofd gezien door kleine bedrijven, maar ze zijn van vitaal belang in de bescherming van de gezondheid van het bedrijf.
