Verzameling activiteiten vormen een onaangename achter de schermen noodzaak wanneer iemand geld schuldig aan u of uw bedrijf is en niet bereid lijkt te betalen. In plaats van een tijdrovend en vruchteloos spel van telefoon tag met een persoon die alle reden heeft om te voorkomen dat uw gesprekken voeren, een zakelijk, grondige brief schrijven als een tastbare herinnering aan de schuld. E-mailberichten duurt minder tijd en voorbereiding dan inkt op papier, maar het feit dat u de inspanning leveren om te communiceren via de mail onderstreept uw oprechte en serieuze voornemen om veilig betalen.
Wat die u nodig hebt
- Briefhoofd
- Kopie van de factuur
Maak uw brief op het officiële briefhoofd van het bedrijf of de organisatie waarnaar de tardy remitter de betaling dankt. Als er geen dergelijke briefhoofd bestaat, open de brief met naam en adres van u of uw organisatie. Volg die informatie met de volledige naam en het adres van de persoon of de entiteit die u betaling verschuldigd is. Lijst van de begunstigde rekeningnummer en factuur of transactie nummer voor de samenstelling van de aanhef waarmee de ontvanger.
Een formele persoonlijke aanhef gebruikt. Adres van de geadresseerde als "Geachte mevrouw Jansen" of "Dear Mr Smith." Beginnen met "Aan wie het kan betrekking hebben op" als u geen volledige contact informatie voor een individu.
Een professionele, vriendelijke, vrolijke Toon houden zelfs als je een diep gevoel van frustratie voelt. Focus uw proza op het idee dat de begunstigde uw factuur over het hoofd gezien heeft en gewoon een herinnering moet om passende remise.
Staat de hoeveelheid en de aard van de schuld, met inbegrip van de volledige details van de aankoop of een dienst waarvoor het loont de moeite. Transactie-en leverdatums evenals alle andere identificerende informatie omvatten.
Spellen wat u van de remitter verwacht, met inbegrip van hoe snel u betaling verwachten. Het verduidelijken van eventuele sancties, met inbegrip van de rente of laat tarieven die al doen of zullen van toepassing zijn.
Geef uw contactgegevens zodat de remitter je om de situatie te verduidelijken of een uitstel van betaling aanvragen kan bereiken. Staat uw telefoon nummer en email-adres, zelfs als ze op het briefhoofd zich verschijnen. Sluit met uw Bedankt voor de onmiddellijke aandacht van de remitter en een herbevestiging van de waarde die u op uw werk of zakelijke relatie plaatst.
